Release Notes zum Thema Fallverlauf & Akte

Gespräch vorbereiten: Bereitet das nächste Gespräch vor: was seit dem letzten Gespräch passiert ist, was aus der Förderplanung noch offen ist und drei bis fünf Gesprächspunkte. Wählbar: Zeitraum (vorbelegt: letzte 8 Wochen). Quellen: Fallverlauf, Förderplanung.

Offene Punkte und Zusagen: Sucht im Verlauf Zusagen, Absprachen und angekündigte Schritte, deren Erledigung nicht dokumentiert ist, geordnet nach Fachkraft, Teilnehmer:in und Dritten. Wählbar: Zeitraum (vorbelegt: letzte 12 Wochen). Quelle: Fallverlauf.

Ziele in einfacher Sprache: Die aktuellen Ziele und Aufgaben aus der Förderplanung in einfacher Sprache, in der Ich-Form, zum gemeinsamen Durchgehen mit der Teilnehmer:in. Quelle: Förderplanung.

Abschlussbericht: Bericht über den ganzen Fall: Ausgangslage, Verlauf, Ergebnis sowie Austritt und Verbleib. Ohne Austritt als Stand zum heutigen Tag. Quellen: Fallverlauf, Ereignisse.

Beteiligte und Netzwerk: Wer außer der Teilnehmer:in am Fall beteiligt ist: Familie, Kostenträger, Betriebe und Beratungsstellen, mit Rolle und erstem und letztem Kontakt. Quellen: Fallverlauf, Ereignisse.

Es wurden weitere Standard-Vorlagen mit Bezug auf die Maßnahme hinzugefügt:

• Bericht über alle Ereignisse: Überblick über die Maßnahme anhand der Ereignisse aller Teilnehmer:innen: Eintritte, Praktika, Austritte und Verbleib, mit Zahlen. Quelle: Ereignisse aller Teilnehmer:innen.
• Austritte und Verbleib: Wertet die Austritte aus: Gründe, Verbleib, regulär oder vorzeitig, Verteilung über die Zeit und wer demnächst planmäßig austritt. Quelle: Ereignisse aller Teilnehmer:innen.
• Auswertung der Anwesenheit: Anwesenheitsquote der Maßnahme und je Teilnehmer:in, Fehltage nach Merkmal und wer auffällig oft fehlt. Die Zahlen rechnet ZA vor. Wählbar: Zeitraum. Quelle: Anwesenheit aller Teilnehmer:innen.
• Zusammenfassung des Projektverlaufs: Fasst die Einträge im Projektverlauf zusammen: Themen, Absprachen, Veränderungen und was offen ist. Wählbar: Zeitraum. Quelle: Projektverlauf.
• Stand der Maßnahme: Kurzer Lagebericht, etwa für Leitung oder Kostenträger: Belegung, Anwesenheit, Praktika, Austritte und Handlungsbedarf. Quellen: Ereignisse und Anwesenheit aller Teilnehmer:innen.

Es wird nun die direkte Websuche unterstützt. In der Modellliste ist angegeben, welche Modelle dafür freigegeben sind. Elliot beginnt bei der Websuche ein neues Gespräch und sperrt alle Quellen, die personenbezogene Daten enthalten.

In der Ergebnis-Bubble werden nun alle Einstellungen zu Modell, Denkaufwand und Quellen ausgegeben.

• Im Bereich der Fortschreibung gibt es die Schaltfläche „Mit Elliot auswerten“. Elliot vergleicht den Förderbedarf der letzten Fortschreibung mit dem, was im Fallverlauf seither dokumentiert wurde, für das Kompetenzfeld, das gerade geöffnet ist. Im Chat lassen sich Feld und Zeitraum vorher noch ändern.

Es wird automatisch die zuletzt erstellte Zusammenfassung angezeigt.

Kompetenzfelder werden nun farbcodiert dargestellt, sodass Einträge zum gleichen Kompetenzfeld direkt ersichtlich sind.

Es steht nun eine Suchfunktion zur Verfügung, die nur Einträge anzeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt, und diesen darin hervorhebt.

Der Fallverlauf lässt sich nun leichter durchblättern. Steht ein Eintrag offen und Sie klicken in der Verlaufsliste des Hauptfensters einen anderen an, zeigt das Fenster diesen Eintrag ohne Schließen und erneutes Öffnen. Haben Sie im offenen Eintrag etwas geändert und noch nicht gespeichert, wird nachgefragt; lehnen Sie ab, bleibt der bisherige Eintrag stehen und die Liste nimmt ihre Markierung zurück. Innerhalb des Fensters gibt es weiterhin Vor- und Zurück-Buttons.

Sie können einen Eintrag schreiben und gleichzeitig im Hauptfenster suchen, filtern oder einen anderen Fall ansehen. Das Gleiche gilt für die neue Förderplanung.

Das Elliot-Fenster bleibt ebenfalls offen, während Sie in ZA weiterarbeiten. Sie können eine Antwort lesen, im Verlauf nachsehen, worauf sie sich bezieht, und anschließend im selben Chat weiterfragen. Wechseln Sie dabei den Fall, beginnt Elliot ein neues Gespräch, damit nichts aus dem vorherigen Fall mitgeht.

• Speichern Sie die E-Mail aus Ihrem Mail-Programm als Datei (EML oder MSG) ab.
• Öffnen Sie in ZA die Werkzeuge (Seitenleiste → drei Punkte → Werkzeuge).
• Wählen Sie bei der entsprechenden Funktion (EML / MSG) die gewünschte Akte (Fall- oder Projektakte).
• Wählen Sie Ihre gespeicherte E-Mail-Datei.

In der Kursplanung kann die Wochenplanung nun wieder freigegeben werden, selbst wenn bereits individuelle Anpassungen oder Kursbucheinträge vorliegen. Hierzu ist die erneute Eingabe des Passwortes erforderlich.

Es stehen neue Kategorien für den Fallverlauf zur Verfügung:

• Begleitung zu Terminen
• Begleitung zu Ärzten
• Begleitung zu Behörden
• Begleitung bei Wohnungssuche
• Begleitung zur Schuldnerberatung
• Begleitung zu Hilfsangeboten
• Fachbereich - Holz
• Fachbereich - Metall
• Fachbereich - GaLa
• Fachbereich - Farbe
• Fachbereich - Hauswirtschaft

ZA kann nun mehrfach ausgeführt werden.

Der Bericht F5.2 steht nun in neuer Version zur Verfügung.

Im Monitoring für geplante Maßnahmen filtert „alle“ nun nach vorgemerkten und zugewiesenen Fällen. Sowohl in der Liste als auch im Bericht wird das Zuweisungsdatum angezeigt.

Sie können Kategorien in der Fallakte nun für sich selbst projektbezogen ausblenden. Andere Benutzer:innen und Projekte sind davon nicht betroffen.

Die Angabe „(divers)“ steht nun auch bei der Anrede zur Verfügung, bisher war das nur beim Geschlecht der Fall.

Persönliche Daten: Eine erfolgreich auf Gültigkeit geprüfte IBAN wird nun grün hervorgehoben.

Persönliche Daten: „Abrechnung“ heißt nun „Konto / Abrechnung“.

Ein Datenauszug aller Angaben zu einem Fall kann nun automatisch über „Individuelle Berichte“ erstellt werden.

In den Angaben zum Projekt kann nun die Maßnahme-Art hinterlegt werden.

Es stehen neue Ereignisse zur Verfügung:

• Bericht - Startbericht erstellt
• Bericht - Verlaufsbericht erstellt
• Bericht - Abschlussbericht erstellt

Austrittsgründe wurden um die Angaben „regulär“, „vorzeitig“, „vorzeitig - wichtiger Grund“ erweitert.

Im Austrittsereignis ist „Ziel erreicht“ nun eine zwingende Angabe.

Im Austrittsereignis gibt es nun das neue Merkmal „Arbeitsverhältnis aus Erprobung / Praktikum“.

Es wurden weitere Formulare hinzugefügt:

• Dokumentation Rundgang
• Fehlzeitenmeldung (2M)
• Fehlzeitenmeldung JC (1M)
• Fehlzeitenmeldung BA (1M)
• Fehlzeitenmeldung TTC
• TN-Liste - Ersttagsliste
• TN-Liste - Erhalt AZ-Regelung
• TN-Liste - Erhalt Lernmaterial

Ggf. wurden im Lesemodus des Fallverlaufs nicht alle DS-Einschränkungen berücksichtigt.

Ggf. wurden im Auswahlfenster für Formularfelder beim Einbinden individueller Formulare keine Felder zur Auswahl angeboten.

Es steht eine neue Planungsfunktion für Termine über den Fallverlauf zur Verfügung: Damit können Sie in einer Wochendarstellung tagesweise von 07:00 bis 17:00 in Viertelstundenschritten pro Mitarbeiter:in einfach und schnell durch Ziehen mit der Maus angeben, ob diese im jeweiligen Zeitraum für Termine verfügbar sind, nicht verfügbar sind und direkt Termine für TN einplanen.

Diese neue Planung ist projektübergreifend und kann aus jedem Projekt aufgerufen werden. Sie finden die Funktion im Termin-Fenster im Fallverlaufseintrag oder über die Verwaltungsfunktionen.

In der Suche aus dem Administrationsfenster und aus dem Hauptfenster werden nun auch frühere Vor- und Nachnamen einbezogen.

Projekte ohne Teilnehmer:innen können nun leichter gelöscht oder archiviert werden.

Der Bericht für den Fallverlauf kann nun direkt aus dem Administrationsfenster erstellt werden.

Es steht ein neuer Bericht für die Auswertung der verwendeten Kategorien im Fallverlauf zur Verfügung.

Beim Hinzufügen von TN zu Veranstaltungen erfolgt nun eine zusätzliche Abfrage, wenn mehr als 30 TN gewählt wurden.

Die Darstellung von neuen und gelesenen Hinweisen zu Verlaufseinträgen wurde verbessert.

In den Angaben zum Projekt kann nun auch eine Projektbeschreibung hinterlegt werden, die bspw. in Formulare und Verträge übernommen werden kann.

Kurse können nun archiviert werden, wenn ein Kurs bspw. ausfällt und Sie ihn nicht löschen möchten, um die bereits gemachten Angaben aufzubewahren. Der Kurs wird dann in allen Listen und Monitoring- und Verwaltungsfunktionen ausgeblendet.

Wird der Vor- oder Familienname eines Falls geändert, bleibt dieser über die Suchfunktionen nun auffindbar.

Praktika können optional nun auch ein Textfeld für die Tätigkeit haben anstelle einer Auswahlliste.

Praktika können nun auch für Samstag und Sonntag geplant werden.

Praktika können nun auch bereits angelegt werden, wenn der Fall noch nicht aktiv in die Maßnahme eingetreten ist.

Es steht die neue Ereignisart „Betriebsbesuch“ zur Verfügung.

In Ereignissen kann die Zeilenhöhe der Merkmale nun angepasst werden, um bspw. bei langen Fließtexten den gesamten Inhalt besser sehen zu können.

Es wurde ein Problem behoben, durch das Rahmenplan-Einträge, die über den Fallverlauf für ein zukünftiges Datum erfasst wurden und deren Datum dann auf ein anderes zukünftiges Datum geändert wurde, in der Anwesenheitsliste an beiden Tagen angezeigt wurden.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch Verlaufseinträge nicht bearbeitet werden konnten, wenn keine Kategorie gewählt war.

Wurde bei einer TN-bezogenen Bemerkung zu einem Klassenbucheintrag ein Kompetenzfeld der Förderplanung als Kategorie gewählt, wurde diese beim Bearbeiten des Eintrags ggf. nicht mehr angezeigt.

Wird ein Austrittsereignis für mehrere TN in einem Arbeitsgang angelegt, wurde ggf. die Meldung „Das Austrittsdatum darf nicht vor dem Eintrittsdatum liegen“ angezeigt, wenn ein Fall im Hauptfenster gewählt war, für den das zutraf, auch wenn dieser Fall gar nicht Teil der Auswahl für das Ereignis war.

Ggf. wurde in Formularen, die Fehltage monatsbezogen ausgeben, bereits erfasste Fehltage in Folgemonaten berücksichtigt.

Die Liste der Kategorien für den Fallverlauf und die Liste der Kategorien für den Projektverlauf können nun exportiert werden.

Es stehen neue Kategorien für den Fallverlauf zur Verfügung:

• Erstgespräch – Einladung
• Kontakt Betreuungskräfte außerunt. Bereich von Ganztagsschulen
• Kontakt Betreuungskräfte außerunt. Bereich von Schulen
• Einzelberatung für individuelle Hilfe
• Gefährdungseinschätzungen nach § 8a Abs. 4 SGB VIII
• Hilfeplangespräch mit JA
• Kontakt mit JA für individuelle Hilfe
• Kontakt Fachdienste für individuelle Hilfe
• Kontakt LK für individuelle Hilfe
• Bedarf sonderpäd. Förderung / Schulbegleitung

Es stehen neue Kategorien für den Projektverlauf zur Verfügung:

• Kontakt LK für klassenbezogene Probleme
• Kontakt LK für allgemeines Coaching
• Beratung Erziehungsberechtige - Erziehung der Kinder
• Beratung Erziehungsberechtige – Elternbildung
• Beratung Erziehungsberechtige - Kinder- und Jugendschutz

Das Abmahnungsereignis wurde um Datum und Uhrzeit für einen Gesprächstermin erweitert.

Die Lehrkräfte können nun an zentraler Stelle verwaltet werden (Verwaltung → Schulen – Lehrkräfte).

Koordinatoren und Administratoren können Funktionen nun einfacher für bestimmte Projekte auszublenden.

Die Auswertungsfunktionen für TN-Befragungen unterstützen nun auch Kontrollgruppen.

Beim Hinzufügen von TN können nun direkt Adress- und Kontaktdaten angegeben werden.

Die Auswertung der Anwesenheitsliste zählt nun auch die Angaben A, T und P als AW-Tag.

Das Ladeverhalten, wenn die installierte Server-Version von lokalen Aktualisierungen abweicht, wurde verbessert.

Materialien können nun einfacher hinzugefügt werden, nach dem Hinzufügen neuer Dokumente bleibt das Fenster geöffnet.

In der Liste der Materialien wird der Gruppentrenner nun deutlicher hervorgehoben.

Dokumente werden nun nicht mehr im geschützten Modus geöffnet.

Freigegebene Anlagen aus Verlaufseinträgen sind nun auch für Benutzer:innen der Lernplattform sichtbar.

Aus der Lernplattform heraus kann nun auf Trainings zugegriffen werden.

Es steht eine neue Überprüfen-Funktion für den Trainingsstand eines bestimmten TN zur Verfügung.

Es wurde ein Fehler behoben, durch den der Rahmenplan nicht korrekt angezeigt wurde, wenn mehr als 50 Termine erfasst wurden.

Es wurde ein Fehler behoben, durch den Dokumente in der Fall- oder Projektakte nicht korrekt ver- oder entschlüsselt wurden.

Es kann nun ein Bericht zum Projektverlauf analog zum Bericht für den Fallverlauf erstellt werden.

Für den Projektverlauf stehen nun eigene Kategorien zur Verfügung. Diese können den Maßnahmen analog zum Fallverlauf über die Verwaltungsfunktionen individuell zugewiesen werden.

Für den Projektverlauf steht nun auch eine Druckfunktion analog zum Fallverlauf zur Verfügung (bestimmter Eintrag oder gesamter Verlauf).

Im Monitoring-Fenster für die Abrechnung werden nun auch Status, Eintritts- und Austrittsdatum anzeigt.

In der Übersicht zur EMAW-Abrechnung werden tatsächlich angeforderte TN nun grün markiert. Unverändert werden alle für eine Abrechnung relevanten TN via EMAW übertragen, ob sie angefordert wurden oder nicht. Zudem wird nun auch die Kundennummer angezeigt.

Es wird nun mit einem Pfeil hervorgehoben, welche der angezeigten Daten genau über EMAW übertragen werden. Pro TN wird lediglich die Summe dessen SbB-Stunden übertragen, zusätzlich die Gesamtsumme der abrechenbaren Stunden (nicht pro TN, nur insgesamt für den Monat).

Es kann nun der Verlauf der Datenübertragung eingesehen werden. Darin sind Informationen zum Status der Verarbeitung, der Übertragung und der Quittung seitens des Agentur-Systems enthalten. Status ZA sagt aus, ob die Daten übertragen wurden. Status Agentur sagt aus, ob die Daten bei der Agentur angekommen sind und fehlerfrei verarbeitet werden konnten.

Unverändert kann die Abrechnung bspw. für Korrekturen beliebig oft übertragen werden, unabhängig davon, ob diese angefordert wurde.

In der Excel-Abrechnung werden nun alle Kopfdaten autom. ausgegeben. Wurde in ZA im Fenster für die EMAW-Übertragung bereits ein Übertrag erfasst, wird dieser nun auch autom. in die Excel-Abrechnung ausgegeben.

Das Monitoring für die LuV-Anlässe wurde aktualisiert (neue Zeitpunkt, neue LuV-Vorlage). Zudem können TN, für die keine LuV erforderlich ist, nun ausgeblendet werden (bspw. Start-LuV bei Maßnahmekampagnen).

Der Bericht für die nicht-teilnehmerbezogenen Stunden kann nun auch vollumfänglich erstellt werden. ZA gibt dafür die entsprechenden Einträge im Projektverlauf für den Abrechnungsmonat aus, die relevanten Kategorien wurden dem Projektverlauf hinzugefügt.

Im Fenster für einen Verlaufseintrag kann nun durch die Verlaufseinträge geblättert werden (via Buttons oder STRG + Pfeiltaste).

Beim Speichern eines Verlaufseintrags Fallverlauf werden die Änderungsdaten (Bearbeiter, Datum) nun nur noch aktualisiert, wenn tatsächliche Änderungen vorliegen.

Die Funktionsleiste wurde angepasst, sodass sich einzelne Funktionen besser voneinander abgrenzen.

In den Berichtsoptionen für individuelle Berichte können nun auch abgelaufene Veranstaltungen gewählt werden.

In den Organisationsangaben kann nun auch die Kundenummer des Maßnahmeträgers hinterlegt werden.

Beim Hinzufügen oder Bearbeiten von EMAW-Projekten können nun direkt Vergabe-Nr, Los-Nr und LosNr-laufende-Nummer auch manuell hinterlegt werden. In aller Regel werden diese Angaben aber weiterhin von EMAW an den Träger übertragen.

In den Angaben zur Maßnahme kann nun ein Gesamtstundenkontingent hinterlegt werden.

Dokumente in der Ablage können nun auch direkt in die Projektakte gespeichert werden.

Der Leitfaden für den Verbindungsaufbau wurde aktualisiert und enthält neue Hinweise zur Nutzung von ZA direkt im Browser und unter macOS.

Für SGB VIII Maßnahmen kann der Projektwechsel nun auch für Fälle im Status ANGELEGT durchgeführt werden. ZA fragt dabei noch, ob die Anfrage-Nummer übernommen werden soll.

Ggf. wurden im Kursbuch auch TN angezeigt, die zwar aktiv und dem gewählten Kurs zugewiesen waren, deren Eintrittsdatum aber größer war als das Datum des gewählten Unterrichtstages.

Ggf. kam es zu einem Fehler, wenn im Kursbuch das Wochenende eingeblendet werden sollte, aber kein Kurs gewählt war.

Ggf. konnten in Listen für Ansprechpartner:innen keine Einträge hinzugefügt werden, wenn die Zimmernummer nicht angegeben werden.

Ggf. war die Sortierung der Dokumente in der Fallakte nach Erstelldatum nicht korrekt.

Ggf. konnten Anwesenheitsdaten nicht über EMAW übertragen werden, wenn zusätzlich die Stundenerfassung genutzt wurde.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn Stunden für einen Projektverlaufseintrag erfasst werden sollten und dabei eine Benutzer:in gewählt wurde.

Ggf. wurden im Bericht für den Fallverlauf alle auch Einträge ohne Stundenerfassung ausgegeben, obwohl die Option „nur Einträge mit erfassten Stunden“ aktiviert war.

Ggf. wurde das Fenster für Hinweise zu Verlaufseinträgen weiterhin angezeigt, obwohl der Verlaufseintrag bereits gelöscht wurde.

Ggf. wurde die Druckversion des Fallverlaufs nicht richtig dargestellt, wenn in den ausgegebenen Einträgen auch Stunden erfasst wurden und es sich um keine SGB VIII-Maßnahme handelte.

Ggf. konnten EMAW-Ereignisse nicht zurückgesetzt und neu übertragen werden, wenn der Quittungsstatus NOK war.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn sehr schnell durch die Verlaufseinträge geblättert wurde.

Sie können nun Protokolle für E-Mails erstellen und in den digitalen Akten ablegen:

In den Werkzeugen steht dafür sowohl für die Fall- als auch die Projektakte eine neue Option „EML-Datei (E-Mail-Datei) in Akte speichern“ zur Verfügung.

Hier können Sie eine EML-Datei auswählen und diese als PDF (auch mit Kennwortschutz) erstellen lassen und in der gewünschten Kategorie der jeweiligen Akte ablegen.

Im Monitoring zur Archivierung und Löschung können nun auch Nichtantritte archiviert und gelöscht werden. Zudem werden nun direkt zu löschende TN angezeigt, wenn keine TN zur Archivierung vorliegen.

Es steht eine neue Verlaufskategorie „Vor- / Nachbereitung Unterricht“ zur Verfügung.

Sowohl im Berichts- als auch im Formulargenerator stehen nun die Felder „AVGS-Nummer“ und „AVGS-Ablaufdatum“ zur Verfügung.

Im Monitoring für geplante Maßnahmen steht nun das Anmerkungsfeld aus den persönlichen Daten zur Verfügung, dieses wird auch im Bericht ausgegeben. Zudem können nun dort auch mit Doppelklick die persönlichen Daten geöffnet und bearbeitet werden.

Beim Erstellen von Verlaufseinträgen wird nun ein Hinweis ausgegeben, wenn das angegebene Datum für die Stundenerfassung mindestens eine Woche in der Vergangenheit oder der Zukunft liegt.

Beim Erstellen von Kursen wird nun ein Hinweis ausgegeben, wenn das angegebene Datum für den Kurs-Beginn mindestens eine Woche in der Vergangenheit oder mindestens ein Jahr in der Zukunft liegt.

Es stehen neue Insights für das Ausblenden von bestimmten TN-Listen und für das Deaktivieren der 0-basierten UE-Erfassung in Verlaufseinträgen zur Verfügung.

Es steht ein neues Insight zur Verfügung, das bestimmt, ob in den Berichten F5.1 und F5.2 bei Nichtantritten „Förderdauer von“ und „Förderdauer bis“ als Teilnahmedauer ausgegeben werden sollen.

Es steht eine neue TN-Liste mit zwei Unterschriftsfeldern (Unterschrift kommt, Unterschrift geht) zur Verfügung.

Wenn beim Archivieren von Nichtantritten gem. DS-Vorgaben alle pers. Daten direkt gelöscht werden, erfolgt nun zuvor eine Abfrage, die darauf hinweist.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn der Bericht „Anwesenheit im Fallverlauf“ erstellt wurde und bei einem TN kein Beginn der Förderdauer angegeben war.

Ggf. konnte in Schulprojekten bei Anlage einer Schüler:in keine Ansprechpartner:in gewählt werden.

Ggf. wurde die Summe der abgeschlossenen Termine im Monitoring für den Rahmenplan nicht korrekt berechnet, wenn die zugrundeliegenden Verlaufseinträge nachträglich bearbeitet wurden.

Ggf. wurde die Angabe im Rahmenplan wieder auf „geplant“ gesetzt, wenn der zugrundeliegende Verlaufseintrag nachträglich bearbeitet wurde.

Ggf. wurden ausgeblendete Kategorien beim Hinzufügen von Dokumenten zur Fallakte weiterhin angeboten.

Es wurde ein Problem behoben, durch das Nichtantritte ggf. nicht archiviert werden konnten.

Neben Materialien und Projekteinträgen steht mit der Projektakte nun eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, maßnahmebezogene Inhalte und Dokumente zu verwalten und bereitzustellen. Analog zur Fall-Akte für TN-bezogene Inhalte und Dokumente bietet die Projektakte u.a. folgende Funktionen:

Strukturierung in Kategorien und Unterkategorien als organisationsweite Vorgabe, individuelle, projektbezogene Unterkategorien.

Hinzufügen von beliebigen Dokumenten und Datei-Formaten, diese werden hochverschlüsselt in ZA abgelegt und verwaltet (weiteres Vorhalten des digitalen Originals nicht notwendig).

Export der Akte als kennwortgeschütztes Zip-Archiv.

Ggf. wurde auf ein englisches Tastaturlayout umgeschaltet, selbst dann, wenn explizit ein deutsches Layout gewählt wurde.

Ggf. konnte das Formular für die Aufgaben pro Ansprechpartner:in in der Förderplanung nicht erstellt werden oder es wurden nicht alle AP berücksichtigt.

Ggf. kam es zu einem Fehler, wenn Dateien in die Akte eingefügt wurden, die auf einer Netzwerkfreigabe lagen.

Ggf. kam es zu einem Fehler, wenn Stunden mit Angabe eines Rahmenplan-Inhaltes im Fallverlauf erfasst, anschließend zurückgesetzt wurden und dann das Monitoring geöffnet wurde.

Im Fenstertitel eines Verlaufseintrages wird nun auch der Ersteller angezeigt.

In der Kopfzeile der Verlaufsliste werden nun auch Summen für Einzel- und Gruppencoachings ausgewiesen.

Im Übersichtsmodus der Verlaufsliste werden nun ebenfalls Summen für Einzel- und Gruppencoachings ausgewiesen.

Im Übersichtsmodus werden nun die erfassten UE in der Farbe des Anwesenheitsmerkmals angezeigt.

Es steht ein neues Monitoring für die über den Fallverlauf erfassten Stunden zur Verfügung:

• Seitenleiste → Überprüfen → Anwesenheit – Fallverlauf

Die Abrechnung eines TN kann einen von drei Status haben:

• Offen (O)
  • Es liegt noch kein Ereignis „Bereit zur Abrechnung“ vor.
• Bereit (B)
  • Es liegt das Ereignis „Bereit zur Abrechnung“ vor. Dieses Ereignis muss manuell erstellt werden und stellt die Freigabe zur Abrechnung dar.
• Abgeschlossen (A)
  • Es liegt das Ereignis „Abrechnung abgeschlossen“ vor.

Unterhalb der Liste kann direkt der gewünschte Status gewählt werden (oder mehrere), die Liste kann auch gefiltert werden.

Standardmäßig zeigt das Fenster beim Öffnen alle TN an, die für die Abrechnung bereit sind.

Jede Status-Schaltfläche zeigt eine Erklärung an, wenn man die Maus darüber hält.

Die Liste der TN zeigt ebenfalls den Status an (O, B, A). Klickt man darauf, bekommt man auch hier eine Erklärung, bei abgeschlossenen Abrechnungen öffnet sich direkt das Ereignis mit der Abrechnungsdatei.

Es wurde ein Leitfaden erstellt und eingebunden, der den Prozess der Stundenerfassung im Fallverlauf und die o.g. Monitoring-Funktionen Schritt für Schritt erklärt.

• Seitenleiste → Hilfe und Materialien → Handbuch → Anwesenheit im Fallverlauf

Aus dem Monitoring heraus können die Daten in einen Bericht (AWL) ausgegeben werden.

Einem Projekt können nun mehrere Checklisten zugewiesen werden: So können Sie innerhalb einer Maßnahme bspw. eine Checkliste für den Eintritts- und eine für den Austrittsprozess hinterlegen.

Checklisten können nun Gruppen zugewiesen werden: Wenn Sie die Fälle in Ihrem Projekt in Gruppen organisieren (persönliche Daten → Gruppe) und die Checklisten im Projekt ebenfalls diesen Gruppen zuweisen, wird Ihnen bei der Erfassung automatisch die passende Checkliste angezeigt.

Ggf. trat ein Problem auf, wenn versucht wurde, PDF-Dokumente als Formulare einzubinden.

Ggf. enthielt die ICS-Datei für Termine, die von ZA aus dem Fallverlauf versendet wird, mehrere Einträge.

In der Verwaltung der Einträge kann deren Reihenfolge nun individuell festgelegt werden, wie gewohnt mit STRG + Pfeiltasten. Die Verwaltung finden Sie hier:

• Seitenleiste → Verwaltung → Allgemein – Checklisten (Fälle) → Einträge verwalten
• Seitenleiste → Verwaltung → Allgemein – Checklisten (Projekt) → Einträge verwalten

Wenn Sie eine Checkliste abarbeiten, wird nun autom. eine laufende Nummer angezeigt, um die Reihenfolge der Einträge als Prozess zu verdeutlichen.

Es wurde eine Option hinzugefügt, um alle Einträge als ‚erledigt‘ zu markieren.

Erledigte Einträge werden nun grün dargestellt.

In einer Checkliste für Fälle gibt es nun Vor- und Zurück-Buttons, um die TN im Hauptfenster bequemer durchlaufen zu können.

Sie können nun auch PDF-Dateien als individuelle Formulare einbinden, sodass Sie mehr an einer Stelle finden und weniger in verschiedenen Bereichen (wie den Materialien).

Diese Dokumente sind damit auch über die Dokumentenlenkung / QM in ZA greifbar.

Die üblichen Formular-Optionen (TN wählen, als PDF erstellen) entfallen dabei, da obsolet, das PDF wird direkt in die Ablage ausgegeben.

In Verlaufseinträgen werden nun Stunden, UE oder beides des Eintrags ausgewiesen, ebenso wird in der Titelleiste des Fallverlaufs nun die Summe der Stunden, UE oder beides ausgewiesen (wird die Erfassung über Einheiten vorgenommen, werden diese ebenfalls berücksichtigt und dabei als UE mit 45 min behandelt). Über die Optionen für den Fallverlauf kann das gewünschte Verhalten eingestellt werden.

Im Bericht für den Fallverlauf werden Stunden nun auch zusätzlich als UE ausgegeben.

In den Berichtsoptionen für den Fallverlauf kann als Berichtszeitraum nun direkt der Maßnahmezeitraum ausgewählt werden.

Die Akte wurde überarbeitet und steht nun in Version 3.0 zur Verfügung.

Die Ver- und Entschlüsselung von Dokumenten wurde massiv beschleunigt.

Werden Dokumente aus der Akte exportiert, erstellt ZA nun ein mit dem Projectcode geschütztes Zip-Archiv.

Die Ablage wurde überarbeitet und steht nun in Version 3.0 zur Verfügung.

Es wird nun ein Hinweis ausgegeben, wenn versucht wird, ein geöffnetes Dokument zu löschen.

Geöffnete Dokumente werden in der Ablage nun hervorgehoben.

Die Ablage kann nun über eine separate Schaltfläche komplett geleert werden.

Die TN-Liste für aktive Fälle wird nun mit einem Unterschriftsfeld für die Lehrkraft ausgegeben.

Bei der Datenübernahme kann nun gewählt werden, ob für bisherige Ereignisdaten des Falls, aus dem die Daten übernommen werden, ein Verlaufseintrag erstellt werden soll.

Die Sortierung von Verlaufseinträgen erfolgt nun nach Datum, Zeit und ID (für Einträge, die zum gleichen Zeitpunkt erstellt wurden).

Die gewählten Anwesenheitsmerkmale eines Projektes können nun in ein anderes Projekt übernommen werden.

Wird das Projekt gewechselt, wird die Angabe im Suchfeld der Fall-Liste nun zurückgesetzt.

Betriebe werden beim Löschen aus der Auswahlliste nun archiviert und können bei Bedarf wieder eingeblendet werden. Wird ein archivierter Betrieb (bspw. in Ereignissen) verwendet, wird die Archivierung autom. zurückgesetzt.

Es steht nun neben der Standard-Auswertung für TN-Monate auch ein Jahresbericht zur Verfügung, der die TN-Monate für ein Kalenderjahr auswertet.

Bei der Erstellung der BAMF-Anwesenheitsliste werden ausgefallene Unterrichtstage nun nicht mehr berücksichtigt.

Für Integrationskurse kann nun immer die Feinplanung aufgerufen werden.

In der Kursverwaltung wurde zusätzlich zur Spalte „Planung“ auch ein Link „Planung“ unterhalb der Kurs-Liste hinzugefügt.

Die UE einer Lehrkraft in einem bestimmten Kurs, für einen bestimmten Zeitraum und ein bestimmtes Fach / alle Fächer, für die diese LK im Kurs geplant ist, können nun auf eine andere LK umgebucht werden.

Ggf. wurde nach dem Löschen eines Dokumentes aus der Akte der Zähler in der Seitenleiste nicht aktualisiert.

Ggf. wurden nicht alle Dokumente aus der Ablage gelöscht, wenn geöffnete Dateien darin vorhanden waren.

Ggf. konnten bei TN-Zugängen keine in der Akte ausgeblendeten Dokumente wieder einblendet werden.

Ggf. reagierte ZA nicht mehr, wenn die F9-Anwesenheitsliste in Maßnahmen geöffnet wurde, die im gleichen Monat beginnen wie sie enden.

Ggf. wurden beim Druck des Kursbuches Inhalte nicht ausgegeben, wenn nicht zusätzlich auch Module gewählt waren.

Beim Hinzufügen von Datei-Anlagen wird nun automatisch der Dateiname als Bezeichnung für die Anlage vorgeschlagen.

Wenn Sie eine Anlage öffnen und Änderungen darin vornehmen (bspw. in einer Word- oder Excel-Datei), erkennt ZA das automatisch und bietet Ihnen eine Aktualisieren-Funktion an, die die Anlage auch in ZA neu speichert und verschlüsselt.

Die Funktionen für den Formulargenerator stehen nun in Version 3.0 zur Verfügung und berücksichtigen eine Vielzahl von Verbesserungswünschen.

Sie können nun Datenfelder favorisieren und bei der Auswahl darauf zurückgreifen, um schneller die gewünschten Felder zu finden.

Die Suchfunktion wurde verbessert und filtert besser irrelevante Felder aus.

Die Benutzerführung beim Hinzufügen neuer Formulare wurde verbessert und zeigt Ihnen nun die notwendigen Schritte in der benötigten Reihenfolge an.

Es wird nun ein Hinweis ausgegeben, wenn die Vorlage keine Formularfelder enthält.

Ausgeblendete Felder werden nun grau markiert.

Sie können nun ein Trennzeichen angeben (bspw. ein Komma oder ein Semikolon), um festzulegen, wie Datenfelder bei der Ausgabe mehrere Felder in ein Formularfeld voneinander getrennt werden sollen.

Es wird nun auch bei der Ausgabe mehrerer Felder in ein Formularfeld genau ausgegeben, ob und welche Daten fehlen.

Eine fehlende Hausnummer wird nicht mehr als fehlend ausgegeben, wenn diese bereits Teil der Angabe für die Straße ist.

Formulare werden nun in die Ablage ausgegeben und können von dort direkt in der Akte gespeichert werden.

Die Verwaltung der individuellen Formulare kann nun auch über die Seitenleiste aufgerufen werden.

Beim Bearbeiten des Formulars wird an allen Stellen (Datenfelder, Ereignisfelder, feste Werte oder Funktionen) die bisherige Auswahl wiederhergestellt.

Es stehen neue Funktionen zur Automatisierung zur Verfügung:

• Anwesenheit - letzter Anwesenheitstag
• Anwesenheit - Tage seit letzter Anwesenheit (brutto)
• Anwesenheit - Tage seit letzter Anwesenheit (netto)
• Anwesenheit - Anwesenheitstage (gesamt)
• Anwesenheit - Fehltage (gesamt)
• Anwesenheit - Fehltage (entschuldigt)
• Anwesenheit - Fehltage (unentschuldigt)

In der Fallakte können Dokumente nun entweder über die ENTF-Taste oder über eine eigene Löschen-Schaltfläche gelöscht werden.

Dokumente können nun entweder über einen Doppelklick oder über eine eigene Bearbeiten-Schaltfläche gelöscht werden.

Dokumente können nun über einen Verschieben-Link direkt in der Liste in andere Kategorien verschoben werden.

Im Fenstertitel werden nun Vorname und Name des Falls angezeigt.

Im Fenstertitel wird nun wie in der Seitenleiste des Hauptfensters ebenfalls die Anzahl der Dokumente in der Akte angezeigt.

Es kann nun direkt zum nächsten Fall im Hauptfenster gesprungen werden.

Es kann nun direkt zum vorherigen Fall im Hauptfenster gesprungen werden.

Aus einem Verlaufseintrag heraus kann nun auch ein Termin erstellt und eine Termineinladung versendet werden.

Für einen neuen Termin werden folgende Vorbelegungen gemacht (alle Angaben können frei bearbeitet werden):

• Datum: Datum des Verlaufseintrags
• Beginn: Uhrzeit des Verlaufseintrags
• Ende: Uhrzeit des Verlaufseintrags plus eine Stunde
• Titel: [3 Buchstaben Fall-Namen]* - [Verlaufskategorie]

Der Termin kann in ZA gespeichert und in das Kalender-System übernommen werden, er wird hierbei automatisch mit dem Verlaufseintrag verknüpft.

Der Termin kann nachträglich sowohl über den Verlaufseintrag als auch über das Kalender-System bearbeitet oder gelöscht werden.

Unabhängig davon kann eine Termineinladung versendet werden (der Termin muss dafür nicht in ZA gespeichert werden), um Termine in externe Mail-Systeme zu übernehmen.

ZA versendet hierfür eine Kalenderdatei im standardisierten ICS-Format an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. Öffnen Sie diese Datei, um den Termin in Ihrem E-Mail-Programm zu übernehmen.

In der Seitenleiste des Hauptfensters wird nun die Anzahl der Dokumente in der Fallakte angezeigt.

Das Fenster für die Fallakte wird nun maximiert angezeigt und die Navigationsleiste (Liste der Kategorien) wurde vergrößert.

Dem Fenster für die Verwaltung der Fallakten-Kategorien wurde eine Funktion hinzugefügt, um alle Projektrollen in einem Arbeitsgang für den Zugriff auf eine Kategorie auszuwählen.

Im Fenster für die Verwaltung der Fallakten-Kategorien werden nun nur noch Projektrollen angezeigt, die gem. Berechtigungen Zugriff auf die Fallakte haben.

Beim Verlassen des Fensters für die Fallakten-Kategorien erfolgt nun ein Hinweis, wenn Kategorien vorhanden sind, auf die keine Projektrolle Zugriff hat.

Beim Verlassen des Fensters für die Fallakten-Kategorien erfolgt nun ein Hinweis, wenn eine Projektrolle auf keine Kategorie Zugriff hat.

Es wurde eine neue Organisationsaufgabe hinzugefügt (ZA starten ➔ Projektübersicht ➔ oben „Organisationsaufgaben“ anklicken), die prüft, ob Fallakten-Kategorien vorhanden sind, auf die keine Projektrolle Zugriff hat.

Es wurde eine neue Organisationsaufgabe hinzugefügt (ZA starten ➔ Projektübersicht ➔ oben „Organisationsaufgaben“ anklicken), die prüft, ob Projektrollen vorhanden sind, die auf keine Kategorie Zugriff haben.

Beim Hinzufügen neuer Rollen wird nun ein Hinweis zur notwendigen Verwaltung der Fallakten-Kategorien ausgegeben, wenn die Rolle Zugriff auf die Akte hat.

Es kann nun auch nach verknüpften Betrieben gesucht werden.

Es kann nun nach Anlagen gesucht werden.

Es wird nun die Anzahl der Anlagen pro Eintrag angezeigt, darüber kann auch direkt das Fenster für Anlagen geöffnet werden.

Im Übersichtsmodus wird ebenfalls die Anzahl der Anlagen pro Eintrag angezeigt, darüber kann auch direkt das Fenster für Anlagen geöffnet werden.

Wenn das Fenster für Anlagen geöffnet wird und nur Dateien angehängt wurden, wird automatisch das Tab hierfür aktiviert.

Die Rechtschreibprüfung kann nun auch manuell über den Button „Prüfen“ ausgeführt werden.

Beim Hinzufügen von neuen Fällen kann nun direkt der im Hauptfenster gewählte Fall übernommen werden, bspw. für erneute Zuweisungen von bekannten Fällen.

Wenn Sie diese Funktion nutzen, fragt ZA nun auch autom. nach, ob die Übernahme weiterer Daten gestartet werden soll.

Über das Erstelldatum des Verlaufseintrags kann der Verlaufseintrag geöffnet werden.

Über das Erstelldatum des Projekteintrags kann der Projekteintrag geöffnet werden.

Über das Erstelldatum des Ereignisses kann das Ereignis geöffnet werden.

Es werden nun auch Bewerbungen aufgelistet.

Über das Erstelldatum der Bewerbung kann die Bewerbung geöffnet werden (Read Only).

Es werden nun auch Bewertungen aufgelistet.

Über das Erstelldatum der Bewertung kann das Bewertungsmanagement geöffnet werden.

Es steht zusätzlich ein weiteres Tab „alle“ zur Verfügung, darin werden alle Kontakte der oben genannten Arten aufgelistet und sind wie oben beschrieben verlinkt.

Die Bewertung des Betriebes wird nun in der Betriebsliste, den Betriebsdetails und in den Kontakten angezeigt.

Ist ein Verlaufseintrag bereits mit einem Betrieb verknüpft, zeigt ZA bei erneutem Klick auf den Link für Betriebe ein neues Fenster an, das folgende Funktionen bietet:

• Es werden direkt die wichtigsten Betriebsinfo angezeigt.
• Es kann ein anderer Betrieb gewählt werden.
• Die Verknüpfung kann rückgängig gemacht werden.

Dem Übersichtsmodus wurde eine weitere Spalte für verknüpfte Betriebe hinzugefügt, darüber können direkt die Betriebsdetails geöffnet werden.

Der verknüpfte Betrieb wird nun in der Kopfzeile des Verlaufseintrags angezeigt.

Die Funktionsliste für den Fallverlauf bietet bei Einträgen mit verknüpften Betrieben nun eine weitere Funktion an, um die Betriebsdetails zu öffnen. Hilfe und KI-System wurden aktualisiert.

Bei Einträgen mit verknüpften Betrieben können mittels STRG + B die Betriebsdetails geöffnet werden. Die Übersicht der Bedienelemente und Tastenkombinationen des Hauptfensters wurde entsprechend aktualisiert.

Ist ein Projekteintrag bereits mit einem Betrieb verknüpft, zeigt ZA bei erneutem Klick auf den Link für Betriebe ein neues Fenster an, das folgende Funktionen bietet:

• Es werden direkt die wichtigsten Betriebsinfo angezeigt.
• Es kann ein anderer Betrieb gewählt werden.
• Die Verknüpfung kann rückgängig gemacht werden.

Dem Übersichtsmodus wurde eine weitere Spalte für verknüpfte Betriebe hinzugefügt, darüber können direkt die Betriebsdetails geöffnet werden.

Der verknüpfte Betrieb wird nun in der Kopfzeile des Projekteintrags angezeigt.

Die Funktionsliste für den Projektverlauf bietet bei Einträgen mit verknüpften Betrieben nun eine weitere Funktion an, um die Betriebsdetails zu öffnen. Hilfe und KI-System wurden aktualisiert.

Bei Einträgen mit verknüpften Betrieben können mittels STRG + B die Betriebsdetails geöffnet werden. Die Übersicht der Bedienelemente und Tastenkombinationen des Hauptfensters wurde entsprechend aktualisiert.

Dem Übersichtsmodus wurde eine weitere Spalte für verknüpfte Ereignisse hinzugefügt, darüber kann direkt das Ereignis geöffnet werden.

Das verknüpfte Ereignis wird nun in der Kopfzeile des Verlaufseintrags angezeigt.

Es werden nun auch die Teilnahme-Tage gem. Eintritt und Austritt berechnet. Bei noch nicht ausgeschiedenen TN werden die TN Tage vom Eintritt bis zum Datum der Berichtserstellung berechnet.

Es werden nun auch die Teilnahme-Monate berechnet, sowohl für volle Monate (vollständige Zeitmonate mit 30 Tagen, ganzzahlig) als auch anteilig (exakte Berechnung, bspw. 0,77 Zeitmonate).

Es werden nun auch Beginn und Ende der Förderdauer ausgegeben.

Es kann nun nach allen Spalten gefiltert werden.

Der Bericht kann nun wahlweise pseudonymisiert oder anonymisiert erstellen werden.

Der Bericht wird nicht mehr nur in das Ablage-Verzeichnis prozessiert, stattdessen öffnet sich das Ablage-Fenster, aus dem der Bericht u.a. in die Akte übernommen werden kann.

Im Fenster für die Berichtsoptionen wird nun die Anzahl der gewählten Projekte ausgewiesen.

Im Fenster für die Berichtsoptionen wird nun auch direkt ausgewiesen, ob (und wenn ja, wie viele) archivierte Fälle in den gewählten Projekten enthalten sind.

Im Fenster für die Berichtsoptionen wird das Datum nun mit Projektbeginn und -ende vorbelegt.

Die Kategorien der Fallakte können nun individuell sortiert werden.

Die Kategorien der Fallakte können nun individuell ausgeblendet werden.

Beim Hinzufügen von Dokumenten werden Kategorie und Unterkategorie nun wie in der Akte gewählt vorbelegt.

In der Datenübernahme kann nun auch die Fallakte übernommen werden.

Dokumente können nun auch aus der Ablage direkt in die Fallakte übernommen werden.

Es wird nun die Anzahl der Dokumente pro Kategorie anzeigt.

Im Hinweis-Fenster kann der Eintrag nun direkt bearbeitet werden (Verlaufs- oder Projekteintrag).

Es kann nun festgelegt werden, ob immer alle Hinweise oder ob diese projektbezogen angezeigt werden sollen.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch in der Betriebsliste nicht alle Kontakte aus Ereignissen angezeigt wurden.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch bei der Projektauswahl für Anwesenheitsmerkmale die Auswahl nicht wiederhergestellt wurde, wenn inaktive Projekte ein- oder ausgeblendet wurden.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch beim Export der Fallakte ein Fehler auftrat, wenn man den Export-Vorgang mehrmals hintereinander anstieß.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch bei Verlaufs- oder Projekteinträgen die gewählten Benutzer:innen für Hinweise nicht mehr zurückgesetzt werden konnten.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch bei Änderung der Erprobungsdauer in einem Fachbereich immer das zuletzt bearbeitete Ereignis bestimmte, welchem Fachbereich der Fall gerade zugewiesen ist.

Sie können Checklisten nun entweder für Fälle oder auch für Projekte anlegen.

Sie können dabei nun auch auf Vorlagen zugreifen und Checklisten so mit weniger Schritten einrichten.

Der Projektverlauf dient als zentrale Stelle für die fortlaufende Dokumentation zu einem Projekt, völlig ohne Bezug zu einem Fall. Hier können Sie Angaben zum Projekt selbst festhalten, bspw. Besprechungen oder Kontakte zu Betrieben und Institutionen.

Die Angabe eines Betreffs oder einer Kategorie ist optional und erleichtert das Durchsuchen nach bestimmten Inhalten.

Sie können Anlagen hinzufügen, Einträge als Hinweis bei bestimmten Benutzer:innen anzeigen lassen oder Einträge mit anderen Inhalten wie Betrieben, Ereignissen und Terminen verknüpfen.

Analog zum Fallverlauf können Sie im Projektverlauf ebenfalls Stunden erfassen, hier werden diese dann nicht fallbezogen erfasst und lassen sich separat auswerten.

Die Betriebsliste stellt die zentrale Stelle für die Verwaltung, Bewertung und Suche von Betrieben dar. Über ‚Kontakte‘ haben Sie Zugriff auf alle Kontakte zum Betrieb aus Verlaufseinträgen, Projekteinträgen und Ereignissen. Über ‚Bewertung‘ können Sie detaillierte Informationen bspw. zum Umgang mit Praktikant:innen usw. hinterlegen.

Sie können Betriebe mit Berufsfeldern und Ausschlusskriterien verknüpfen, ebenso Fälle: So können Sie bspw. in Vermittlungsmaßnahmen nach entsprechenden Übereinstimmungen zwischen Fällen und Betrieben suchen.

Für Betriebe mit aktiven Ereignissen (in diesen Betrieben wird gerade ein Praktikum, eine Ausbildung etc. durchgeführt) stehen Ihnen nun neue Monitoring Funktionen zur Verfügung, so bekommen Sie u.a. einen schnellen Überblick über alle derzeit laufenden Praktika oder Ausbildungen und den zugehörigen Betrieben.

Hierfür können Sie nun auch einen erweiterten Bericht erstellen, der alle Angaben ausgibt und auch grafisch aufbereitet.

Die neue VerBIS-Schnittstelle 2.0 wurde erweitert.

Sie können nun gezielter Angaben zu Betreuer:innen und Fallmanager:innen importieren.

ZA verfügt nun über verschiedene Werkzeuge, um Dateien zu schützen, zu konvertieren und zu optimieren.

Sie können nun Office-Dateien mit einem Kennwort für den Zugriff oder die Bearbeitung versehen und in PDF konvertieren.

Vorhandene PDF-Dateien können Sie nun ebenfalls mit einem Kennwort schützen und die Dateigröße bspw. für den Mail-Versand oder den Upload in VerBIS optimieren.

Die Funktionen zur Einbindung und Erstellung von Formularen wurden aktualisiert.

Es ist nun einfacher möglich, Vordrucke von Auftraggeber:innen oder auch eigene Formulare in ZA einzubinden und automatisiert befüllen zu lassen.

Im Handbuch steht dafür ein neuer Leitfaden bereit.

Für Maßnahmen mit vermittlungsabhängiger Vergütung nach sechs Wochen bzw. sechs Monaten steht Ihnen in ZA ein vollwertiges Monitoring zur Verfügung, das Sie im Dokumentationsprozess von der Abfrage des Vermittlungsnachweises bis zum Zahlungseingang begleitet.

Die Funktionen hierfür wurden nun u.a. um eine Kommentarfunktion erweitert und die Berichtsfunktionen wurden verbessert.

Im Handbuch steht ein aktualisierter Leitfaden für Sie bereit.

Welche Fallverlaufskategorien in Ihrem Projekt generell verfügbar sind, hängt von den Einstellungen für das Projekt ab.

Sie können im Fenster für Verlaufseinträge nicht benötigte Kategorien jetzt individuell und projektbezogen ausblenden. Andere Benutzer:innen sind davon nicht betroffen.

Im Fenster für Verlaufseinträge können Sie jetzt einsehen, welche Rollen und auch konkret welche Benutzer:innen Zugriff auf vertrauliche und öffentliche Verlaufseinträge haben. Klicken Sie hierfür auf das Fragezeichen rechts neben der Auswahlliste für den Zugriff.

Persönliche Einträge können nach wie vor nur von der Person eingesehen werden, die den Eintrag erstellt hat.

Sie können einen Verlaufseintrag nun auch mit einem Betrieb verknüpfen.

In der Betriebsliste können Sie sich alle verknüpften Einträge im Bereich „Betriebskontakte“ anzeigen lassen.

Die Optionen bei der Formular- oder Berichtserstellung wurden erweitert.

Sie können so erstellte Dokumente nun mit einem Projekt-Code schützen. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige PIN, die Sie den Projekt-Informationen entnehmen können. ZA erstellt für jedes Projekt automatisch eine eindeutige PIN. Wenn Sie ein Dokument damit schützen, wird die PIN zum Öffnen benötigt.

Sie können von ZA erstellte Dokumente nun auch auf Wunsch digital signieren, wenn Sie diese als PDF ausgeben lassen.

Das Hilfe-Fenster wurde überarbeitet, sodass sie u.a. Materialien einfacher einbinden können.

Das Support-Formular ermöglicht jetzt auch, Anlagen hinzuzufügen. Es wurden weitere Hilfetexte hinzugefügt und Funktionslisten zeigen nun für jede Funktion eine ausführliche Hilfe an.

Sie können Verlaufseinträge nun für mehrere Benutzer:innen als Hinweis hinterlegen (bisher war der Hinweis nur an eine Person möglich). Wählen Sie hierfür „Als Hinweis hinterlegen“ im unteren Bereich des Fensters für Verlaufseinträge.

Die Berichte für den Fallverlauf und für die Stundenerfassung wurden zusammengeführt und erweitert, sodass nur noch ein Bericht notwendig ist.

Sie können nun Kontakte zu Arbeitgeber:innen erfassen, dabei können Sie auch die Dauer des Kontaktes angeben.

Der Übersichtsmodus wurde erweitert und zeigt nun u.a. auch den Betreff an.

Die Rechtschreibprüfung wurde verbessert: Das interne Wörterbuch wurde erweitert und die Leistung deutlich erhöht, bspw. erkennt ZA nun, ob die Begriffe aus den persönlichen Daten des Falls stammen.

Wenn Sie mehrere Fälle wählen, können Sie den Eintrag nun als Gruppen- oder (wie bisher) als Einzeleintrag speichern (ZA fragt hierbei beim Speichern nach).

Es wird dabei weiter ein Eintrag pro Fall erstellt, bei Gruppeneinträgen werden diese aber miteinander verknüpft und die Angaben für alle Fälle dadurch deckungsgleich gehalten: Ändern Sie die Angaben, werden diese Änderungen auch in alle verknüpften Einträge übernommen.

Wenn Sie mehrere Fälle gewählt und dabei Stunden erfasst haben, wird immer ein Gruppeneintrag erstellt.

Gruppeneinträge werden im Fallverlauf mit [g] ausgewiesen und im Fenster für Verlaufseinträge wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Wenn Sie einen Gruppeneintrag löschen, fragt ZA ebenfalls nach, ob Sie den Eintrag bei allen betroffenen Fällen oder nur beim gewählten Fall löschen möchten.

Sie können einem Verlaufseintrag jetzt Anlagen hinzufügen, bspw. Links, Dokumente oder Dateien. Wählen Sie hierfür „Anlagen“ im unteren Bereich des Fensters für Verlaufseinträge.

Dokumente werden dabei verschlüsselt in ZA gesichert, das digitale Original wird nicht mehr benötigt.

Die Löschung erfolgt im Rahmen des Löschkonzeptes.

Sie können den Fallverlauf nun in einer Ansicht anzeigen, die Ihnen erweiterte Informationen bietet.

Dabei werden die Verlaufseinträge pro Einstufung und die für den Zugriff berechtigten Rollen angezeigt.

ZA benachrichtigt Sie nun bei neuen Funktionen und Änderungen automatisch.

Über die Seitenleiste können Sie alle Neuigkeiten jederzeit einsehen.

ZA schlägt nun Betreffs angaben vor.

Dadurch werden Ihnen während der Eingabe des Betreffs Vorschläge auf Basis früherer Angaben in der gewählten Maßnahme angezeigt.

Sie können diese Funktion über die Optionen für den Fallverlauf deaktivieren.

Sie können die Fallliste nun in einer Ansicht anzeigen, die Ihnen erweiterte Informationen bietet.

Dabei wird die Anzahl der Fälle pro Status, eine Übersicht der archivierten Fälle und eine Gesamtsummer aller Fälle angegeben.

Klicken Sie hierfür auf die drei Punkte in der oberen linken Ecke der Kopfzeile der Fallliste, um die Funktion zu aktivieren oder wieder zu deaktivieren.