Release Notes zum Thema Bedienung & Hilfe

Gespräch vorbereiten: Bereitet das nächste Gespräch vor: was seit dem letzten Gespräch passiert ist, was aus der Förderplanung noch offen ist und drei bis fünf Gesprächspunkte. Wählbar: Zeitraum (vorbelegt: letzte 8 Wochen). Quellen: Fallverlauf, Förderplanung.

Offene Punkte und Zusagen: Sucht im Verlauf Zusagen, Absprachen und angekündigte Schritte, deren Erledigung nicht dokumentiert ist, geordnet nach Fachkraft, Teilnehmer:in und Dritten. Wählbar: Zeitraum (vorbelegt: letzte 12 Wochen). Quelle: Fallverlauf.

Ziele in einfacher Sprache: Die aktuellen Ziele und Aufgaben aus der Förderplanung in einfacher Sprache, in der Ich-Form, zum gemeinsamen Durchgehen mit der Teilnehmer:in. Quelle: Förderplanung.

Abschlussbericht: Bericht über den ganzen Fall: Ausgangslage, Verlauf, Ergebnis sowie Austritt und Verbleib. Ohne Austritt als Stand zum heutigen Tag. Quellen: Fallverlauf, Ereignisse.

Beteiligte und Netzwerk: Wer außer der Teilnehmer:in am Fall beteiligt ist: Familie, Kostenträger, Betriebe und Beratungsstellen, mit Rolle und erstem und letztem Kontakt. Quellen: Fallverlauf, Ereignisse.

Es wurden weitere Standard-Vorlagen mit Bezug auf die Maßnahme hinzugefügt:

• Bericht über alle Ereignisse: Überblick über die Maßnahme anhand der Ereignisse aller Teilnehmer:innen: Eintritte, Praktika, Austritte und Verbleib, mit Zahlen. Quelle: Ereignisse aller Teilnehmer:innen.
• Austritte und Verbleib: Wertet die Austritte aus: Gründe, Verbleib, regulär oder vorzeitig, Verteilung über die Zeit und wer demnächst planmäßig austritt. Quelle: Ereignisse aller Teilnehmer:innen.
• Auswertung der Anwesenheit: Anwesenheitsquote der Maßnahme und je Teilnehmer:in, Fehltage nach Merkmal und wer auffällig oft fehlt. Die Zahlen rechnet ZA vor. Wählbar: Zeitraum. Quelle: Anwesenheit aller Teilnehmer:innen.
• Zusammenfassung des Projektverlaufs: Fasst die Einträge im Projektverlauf zusammen: Themen, Absprachen, Veränderungen und was offen ist. Wählbar: Zeitraum. Quelle: Projektverlauf.
• Stand der Maßnahme: Kurzer Lagebericht, etwa für Leitung oder Kostenträger: Belegung, Anwesenheit, Praktika, Austritte und Handlungsbedarf. Quellen: Ereignisse und Anwesenheit aller Teilnehmer:innen.

Es wird nun die direkte Websuche unterstützt. In der Modellliste ist angegeben, welche Modelle dafür freigegeben sind. Elliot beginnt bei der Websuche ein neues Gespräch und sperrt alle Quellen, die personenbezogene Daten enthalten.

In der Ergebnis-Bubble werden nun alle Einstellungen zu Modell, Denkaufwand und Quellen ausgegeben.

• Im Bereich der Fortschreibung gibt es die Schaltfläche „Mit Elliot auswerten“. Elliot vergleicht den Förderbedarf der letzten Fortschreibung mit dem, was im Fallverlauf seither dokumentiert wurde, für das Kompetenzfeld, das gerade geöffnet ist. Im Chat lassen sich Feld und Zeitraum vorher noch ändern.

Es wird automatisch die zuletzt erstellte Zusammenfassung angezeigt.

Kompetenzfelder werden nun farbcodiert dargestellt, sodass Einträge zum gleichen Kompetenzfeld direkt ersichtlich sind.

Es steht nun eine Suchfunktion zur Verfügung, die nur Einträge anzeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt, und diesen darin hervorhebt.

Der Fallverlauf lässt sich nun leichter durchblättern. Steht ein Eintrag offen und Sie klicken in der Verlaufsliste des Hauptfensters einen anderen an, zeigt das Fenster diesen Eintrag ohne Schließen und erneutes Öffnen. Haben Sie im offenen Eintrag etwas geändert und noch nicht gespeichert, wird nachgefragt; lehnen Sie ab, bleibt der bisherige Eintrag stehen und die Liste nimmt ihre Markierung zurück. Innerhalb des Fensters gibt es weiterhin Vor- und Zurück-Buttons.

Sie können einen Eintrag schreiben und gleichzeitig im Hauptfenster suchen, filtern oder einen anderen Fall ansehen. Das Gleiche gilt für die neue Förderplanung.

Das Elliot-Fenster bleibt ebenfalls offen, während Sie in ZA weiterarbeiten. Sie können eine Antwort lesen, im Verlauf nachsehen, worauf sie sich bezieht, und anschließend im selben Chat weiterfragen. Wechseln Sie dabei den Fall, beginnt Elliot ein neues Gespräch, damit nichts aus dem vorherigen Fall mitgeht.

Es steht eine neue Planungsfunktion für Termine über den Fallverlauf zur Verfügung: Damit können Sie in einer Wochendarstellung tagesweise von 07:00 bis 17:00 in Viertelstundenschritten pro Mitarbeiter:in einfach und schnell durch Ziehen mit der Maus angeben, ob diese im jeweiligen Zeitraum für Termine verfügbar sind, nicht verfügbar sind und direkt Termine für TN einplanen.

Diese neue Planung ist projektübergreifend und kann aus jedem Projekt aufgerufen werden. Sie finden die Funktion im Termin-Fenster im Fallverlaufseintrag oder über die Verwaltungsfunktionen.

Fahrtkosten: Keine Monatsauswahl mehr

Austritte können nun direkt aus der Abrechnungsliste erstellt oder bearbeitet werden.

Bei Rechnungsempfängern kann nun eine Bemerkung hinterlegt werden.

Die Vorlagen-Auswahl wird nun mit einer Beschreibung angezeigt.

Die Angabe der Kennziffer und der SozVersNr ist nun direkt über die Abrechnungsliste möglich.

Im Fenster für Fahrtkosten wird nun der in den Projekteigenschaften hinterlegte Wert „Cent / Kilometer“ angezeigt.

TN können nun analog zum Monitoring für TN ohne Kurs auch direkt aus dem Monitoring für aktive TN nach Kursende abgemeldet werden.

Es steht ein neues Monitoring für Zu- und Abgänge bereit, das u.a. auch eine grafische Anzeige und einen Vorjahresvergleich enthält.

Die BAMF-Signaturliste kann nun auch für Kurse erstellt werden, für die keine Module angelegt wurden.

Es steht eine neue Version für das BAMF-Formular „630.007w_Antrag auf Zulassung zur Teilnahme am Integrationskurs“ zur Verfügung.

Es steht eine neue Version für das BAMF-Formular „630.013v_Antrag_Kurswiederholung_Alphakursteilnehmer“ zur Verfügung.

Es steht eine neue Version für das BAMF-Formular „630.027q_Antrag auf Befreiung vom Kostenbeitrag zum Integrationskurs“ zur Verfügung.

Es steht ein neuer Bericht für eine Gesamtbetrachtung zur Verfügung, darin wird automatisch pro Monat eine Tabelle ausgegeben.

Es steht ein weiterer Vordruck der Agentur für Arbeit für Anwesenheitslisten zur Verfügung.

Im Vordruck 630.050aj werden Abrechnungsbogen, Anwesenheitsliste und Signaturliste nun zusammengefasst. Weitere Informationen zum Abrechnungsverfahren des BAMF finden Sie unter dem angegebenen Link.

BAMF - Bundesamt für Migration und Flüchtlinge - Abrechnung

Der neue Vordruck 630.050aj kann nun auch für Kurse erstellt werden, für die keine Module angelegt werden.

Ggf. war die Bearbeitung von Fahrtkosten nicht möglich.

Ggf. konnten Ansprechpartner:innen bei Jugendämtern nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Unsere neuen Abrechnungsfunktionen bieten nun deutlich mehr Möglichkeiten zur Konfiguration der Maßnahme, bspw. zu Rechnungsart-, -modus, -intervall, -zeitpunkt, Fälligkeit der Raten oder Regelung bei vorzeitigem Austritt.

Der Abrechnungsprozess von Rechnungserstellung bis Zahlungseingang unterstützt nun auch automatische Belegungsmeldungen an DUO (DATEV Unternehmen Online), das Anhängen von weiteren Belegen und Nachweisen zur Rechnung oder das Hochladen einer manuell erstellten Rechnung.

Mit ZA erstellte Rechnungen können nun weitergehend automatisiert werden, bspw. können weitere Zahlungszeitpunkte für Abschläge automatisch berechnet und ausgegeben werden.

Die Funktionen zur Abrechnung von Fahrtkosten wurden vollständig neu gestaltet.

Es wurde ein Problem behoben, durch das Rahmenplan-Einträge, die über den Fallverlauf für ein zukünftiges Datum erfasst wurden und deren Datum dann auf ein anderes zukünftiges Datum geändert wurde, in der Anwesenheitsliste an beiden Tagen angezeigt wurden.

Es wurde ein Problem behoben, wodurch Verlaufseinträge nicht bearbeitet werden konnten, wenn keine Kategorie gewählt war.

Wurde bei einer TN-bezogenen Bemerkung zu einem Klassenbucheintrag ein Kompetenzfeld der Förderplanung als Kategorie gewählt, wurde diese beim Bearbeiten des Eintrags ggf. nicht mehr angezeigt.

Wird ein Austrittsereignis für mehrere TN in einem Arbeitsgang angelegt, wurde ggf. die Meldung „Das Austrittsdatum darf nicht vor dem Eintrittsdatum liegen“ angezeigt, wenn ein Fall im Hauptfenster gewählt war, für den das zutraf, auch wenn dieser Fall gar nicht Teil der Auswahl für das Ereignis war.

Ggf. wurde in Formularen, die Fehltage monatsbezogen ausgeben, bereits erfasste Fehltage in Folgemonaten berücksichtigt.

Die Darstellung von Fragen in Abhängigkeit vom Antwortformat wurde verbessert, bspw. werden in Item-Batterien nun alle Antwort-Spalten in gleicher Breite dargestellt, ebenso bei endpunktbenannten Intervallen.

Es kann nun pro Modul eine Fußzeile angegeben werden.

Es kann nun angegeben werden, dass der Online-Fragebogen nicht druckbar sein soll.

Neben der Vorschau-Funktion stellen wir nun auch auf Wunsch eine getrennte Test-Umgebung für die Online-Befragung zur Verfügung.

Der Bericht für die Vermittlungsvergütung kann nun wahlweise pseudonymisiert oder anonymisiert erstellt und mit dem Projekt-Code geschützt werden.

Der Bericht für die Ereignisübersicht kann nun wahlweise pseudonymisiert oder anonymisiert erstellt und mit dem Projekt-Code geschützt werden.

Der Bericht für den Fallverlauf kann nun optional mit dem vollständigen und formatierten Text ausgegeben werden.

Für EMAW-Ereignisse wird nun an allen betroffenen Stellen (bspw. in den Details zu einem übertragenen Ereignis in der Ereignisliste oder im Abrechnungsverlauf für AGH-Monatsabrechnungen) zusätzlich zum Übertragungsdatum auch das Datum und der Status der Verarbeitung ausgegeben.

Wird der Status eines Falles manuell geändert, überwacht ZA nun auch alle abhängigen Ereignisse (bspw. Zuweisung, Eintritt, Nichtantritt und Austritt) und setzt diese automatisch zurück.

Wird der Filter für die Fall-Liste zurückgesetzt, wird nun auch die Option „Fälle im Vorjahr ausblenden“ automatisch aufgehoben.

In den Optionen für die Monitoring-Funktionen beim Programmstart kann nun festgelegt werden, ob Fälle ohne Kurszuweisung angezeigt werden sollen.

Wir haben alle betroffenen Funktionen für Maßnahmen der Kinder- und Jugendhilfe (SGB III) geprüft und aktualisiert: Die Verwaltungs- und Monitoring Funktionen der Fachleistungsstunden (FLS) pro Fall, Fallverantwortlicher Person (FV) und Auftraggeber:in werden nun schneller geladen und bieten mehr Komfort in der Bedienung, bspw. durch Filtermöglichkeiten. Auch alle betroffen Berichte wurden überarbeitet und bieten jetzt mehr Informationen zu dokumentierten FLS und Soll-/Ist-Vergleichen pro Woche oder insgesamt, pro FV oder Fall.

Die päd. Planung wurde stärker an die Bedürfnisse entsprechender Maßnahmen angepasst (bspw. wurden Hinweise zu Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen anderer Maßnahmenarten entfernt und ein dedizierter Leitfaden eingebunden, der nur für diese Maßnahmenarten gilt).

Es wurden weitere Plausibilitätsprüfungen hinzugefügt, bspw. steht die päd. Planung jetzt nur noch für aktive oder ausgeschiedene Fälle zur Verfügung. Zudem werden Hinweise angezeigt, wenn noch keine Kompetenzfelder konfiguriert wurden, Formularfunktionen werden in diesem Fall nun auch gesperrt.

Formulare, die sie selbst in ZA einbinden (sogenannte individuelle Formulare) wurden bisher standardmäßig in allen Projekten angezeigt. Nun können Sie steuern, in welchen Projekten ein Formular verfügbar sein soll.

In den Verwaltungsfunktionen können Sie Formulare nun den gewünschten Projekten zuweisen. Diese Funktion steht Ihnen auch beim Bearbeiten eines individuellen Formulars zur Verfügung.

Wenn Sie eine Funktionsliste öffnen (bspw. mit Rechtsklick auf einen Fall), erfolgen verschiedene Filterungen, um Ihnen nur die Funktionen anzuzeigen, die für Sie relevant sind.

ZA zeigt jetzt auch an, welche Funktionen dabei automatisch ausgeblendet wurden und wieso, bspw., weil die Funktion im jeweiligen Kontext nicht plausibel ist oder aufgrund fehlender Berechtigungen. So erhalten Sie einen Überblick auch weitere Möglichkeiten von ZA, auch wenn sich diese im Hintergrund halten.

Sie können einen Verlaufseintrag nun auch mit einem Betrieb verknüpfen.

In der Betriebsliste können Sie sich alle verknüpften Einträge im Bereich „Betriebskontakte“ anzeigen lassen.

Die Optionen bei der Formular- oder Berichtserstellung wurden erweitert.

Sie können so erstellte Dokumente nun mit einem Projekt-Code schützen. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige PIN, die Sie den Projekt-Informationen entnehmen können. ZA erstellt für jedes Projekt automatisch eine eindeutige PIN. Wenn Sie ein Dokument damit schützen, wird die PIN zum Öffnen benötigt.

Sie können von ZA erstellte Dokumente nun auch auf Wunsch digital signieren, wenn Sie diese als PDF ausgeben lassen.

Alle betroffenen Funktionen wurden überprüft und aktualisiert.

Sie können nun den Archivierungsstatus eines Falles auch in den Stammdaten einsehen, sich beim Programmstart automatisch über zu archivierende Fälle informieren lassen und in Berichten archivierte Fälle (anonymisiert) ausgeben.

Es werden nun in allen betroffenen Funktionen Stunden als auch Unterrichtseinheiten (45 min) ausgewiesen, ebenso die Lehrkraft. Die Druckfunktion wurde überarbeitet und ist nun deutlich schneller, dabei wurden auch alle Vorlagen aktualisiert.

Es steht ein neuer Bericht für die Auswertung von Klassenbüchern zur Verfügung, der nun die erfassten Stunden pro Lehrkraft, Fall oder für einen beliebigen Zeitraum ausweist.

Die Funktionen für Arbeitsgelegenheiten wurden überarbeitet und erneuert.

Das Fenster für persönliche Daten wurde dabei von Grund auf neu gestaltet. Eine individuelle Mehraufwandsentschädigung (MAE) kann nun einfacher hinterlegt werden und wird in betroffenen Fenstern hervorgehoben, wenn diese von der übermittelten MAE abweicht.

Die Abrechnungsfunktionen wurden um Hilfetexte für die Regelungen zur Übermittlung der Anforderungen ergänzt.

Es können nun auch Fälle manuell abgerechnet werden, für die keine Anforderung vorliegt.

Berichte und Formulare wurden an die aktuellen Vorlagen des Jobcenters angepasst.

ZA bietet nun ein vollumfängliches Monitoring für AsA flex-Maßnahmen, sowohl für Stütz- und Förderunterricht als auch für Stabilisierungsmaßnahmen.

Darüber kann auch der Vordruck „Gesamtstundenkontingent“ vollständig erstellt werden.

Die Filterung der Fallliste wurde erweitert. Dort können Sie jetzt Gruppen gezielt ausblenden, wenn diese zwar in Ihrer Maßnahme zur Verfügung stehen, von Ihnen aber nicht (mehr) genutzt werden, bspw. Abgangsklassen in Schulprojekten.

Gruppen, die keine oder nur archivierte Fälle enthalten, werden jetzt automatisch ausgeblendet. Sie können Gruppen nun auch „gefahrlos“ löschen, die Gruppe wird, sofern sie noch Fälle enthält, lediglich ausgeblendet.

Es wurden alle Funktionen für Arbeitsgelegenheiten überarbeitet.

Darunter die Verwaltung der Einsatzstellen (ES), die Detailangaben zu ES und das Übertragen von ES, die Aktivitätsübersicht für eM@w-Ereignisse, der Vordruck zur Server- und Softwarelösung ist nun im Handbuch verfügbar und an allen relevanten Stellen wurden Maßnahme-Filter hinzugefügt.

Die Projektübersicht zeigt nun mehr Informationen an, bspw. zu Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen.

Zusätzlich werden bei Projekten, in denen TN an andere Träger abgetreten werden, entsprechende Weiterleitungen separat aufgelistet.

Im Rahmen von Bietergemeinschaften, bei denen Sie als passiver Hutträger auftreten (Sie treten alle TN ab), informiert Sie ZA nun auch über alle weitergeleiteten eM@w-Ereignisse.

In der Vergangenheit war bei Änderungen der URL zur VerBIS-Website ein Update von ZA notwendig. Nun können Sie die Adresse bei Bedarf selbstständig aktualisieren.

Die Adresse der Webseite für den VerBIS-Import kann nun in der Organisationsverwaltung hinterlegt und überprüft werden.

Das Monitoring für die Überprüfung des Verbleibs nach sechs Monaten wurde neu gestaltet. ZA ermittelt nun selbstständig, ob betroffene TN in der Maßnahme enthalten sind und zeigt das Monitoring in diesem Fall beim Programmstart an.

Der Verbleib bei Austritt und der Verbleib nach sechs Monaten können nun über einen Bericht gegenübergestellt und ausgewertet werden.

Der Bereich für persönliche Daten wurde von Grund auf neu gestaltet. Die neue Listendarstellung bietet nun Sortiermöglichkeiten, eine schnelle Navigation über die Pfeiltasten, die Möglichkeit, Datenfelder auszublenden, eine Vorschau für Freitextfelder und viele Funktionen mehr.

Es können nun auch projektbezogene Vorlagen für Datenfelder definiert und so auch ganze Register ausgeblendet werden.

Die Anwesenheitsliste für den gewählten Fall kann nun aus dem Hauptfenster heraus ohne Ladezeiten eingeblendet werden und bleibt auch dann sichtbar, wenn weitere Fenster geöffnet werden.

So können Sie sich bspw. im direkten Kontakt jederzeit einen Überblick zu Fehlzeiten verschaffen.

ZA bietet nun eine Übersicht für das aktuelle Projekt, die kontinuierlich erweitert wird. Sie kann über die Seitenleiste aufgerufen werden.

In Version 1.0 erhalten Sie darin allgemeine Informationen zur Maßnahme und deren Einstellungen, eine Übersicht über die Fälle, zugriffsberechtigte Benutzer:innen und Angaben zu Archivierungs- und Löschfristen.

Die Lernplattform für Teilnehmer:innen wurde erweitert. So gibt es nun eine zentrale Anlaufstelle für alle Einrichtungs- und Verwaltungsfunktionen, verschiedene Übersichten über aktive Kurse, Gruppen und Teilnehmer:innen, Kopierfunktionen für Kursinhalte, die direkte Anzeige von Verlaufseinträgen im Dashboard und viele Funktionen mehr.

Zur Verbesserung der Sicherheit erfolgt der Zugang zu Anmeldeinformationen nun über eine Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA).

ZA verfügt nun über ein eigenes Chat-System. Sie können darüber mit Kolleg:innen oder in Gruppen Nachrichten senden und auch Dateien austauschen.

Die Inhalte sind durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt und nur innerhalb des jeweiligen Chats lesbar.

ZA kann Urlaubsansprüche nun neben der bisherigen Berechnung (Stichtag: aktuelles Datum) auch bis zum Projektende bzw. dem geplanten Austritt projizieren.

So erhalten Sie einen Überblick über den theoretischen Anspruch und können vermeiden, dass Ansprüche bspw. am letzten Tag der Maßnahme entstehen, dann aber nicht mehr in Anspruch genommen werden können.

Bei jedem Speichervorgang in der päd. Planung (bspw. Förder-, Quali-, Eingliederungs- oder Integrationsplanung) wird der aktuelle Bearbeitungsstand nun autom. vollständig gesichert. Dadurch erhalten Sie eine chronologische Liste aller Änderungen.

Sie können auch Inhalte aus dem Bearbeitungsprotokoll in Ihre aktuellen Angaben übernehmen.

Sie können den Fallverlauf nun in einer Ansicht anzeigen, die Ihnen erweiterte Informationen bietet.

Dabei werden die Verlaufseinträge pro Einstufung und die für den Zugriff berechtigten Rollen angezeigt.