Release Notes zum Thema Sicherheit & Technik

Es steht nun ein neues Tutorial zur Verfügung, das die grundlegenden Funktionen von Elliot erklärt.

Über die Vorlagen-Liste kann nun jederzeit ein neues Gespräch begonnen werden.

Die Kettenprüfung im Audit-Protokoll wurde verbessert: Seit dem 30.09.2026 prüft ZA zusätzlich, ob die gespeicherten Texte selbst noch zu ihren Fingerabdrücken passen. In den Fingerabdruck einer Zeile gehen neben den Fingerabdrücken der Texte nun auch die Texte selbst ein.

Für die Maßnahme „Startklar“ (MAT07, Verfahrenszweig 04) steht nun ein eigenes Profil zur Verfügung. Nach dem Anlegen eines Startklar-Projekts öffnen sich direkt die Einstellungen zur Förderplanung.

In der Förderplanung stehen zwei neue Kompetenzfelder zur Verfügung: „Persönliche Lern- und Arbeitsbiographie“ und „Lebenspraktische Fertigkeiten“.

Kompetenzfelder und Beteiligte werden für Startklar-Projekte autom. so vorbelegt, wie es die LuV-Vorlagen der BA vorsehen. In der Konfiguration der Förderplanung kann „Startklar“ zudem für jedes andere Projekt als Vorgabe gewählt werden.

Start-, Verlaufs- und Abschluss-LuV stehen gem. Infopaket der BA (PRV 26.07.00) inkl. der neuen Übermittlungsanlässe zur Verfügung.

Die LuV für Startklar wird direkt in die barrierefreie PDF-Vorlage der BA geschrieben, der Umweg über Word entfällt. ZA übernimmt dabei autom.:

• Angaben zum TN, zur Ansprechperson und zur verfassenden Person sowie alle Datumsangaben
• Übermittlungsanlass und Teilnahmemodus (aus der EMAW-Meldung der Agentur)
• Ausgangssituation bzw. Entwicklung aus den Kompetenzfeldern der Förderplanung
• Aufgaben der Beteiligten

Weitere Angaben (bspw. Ziel der Maßnahme, Verlängerung oder Verbleib) ergänzen Sie über „Formular“ direkt im PDF. Die LuV wird anschließend wie gewohnt übermittelt.

Lange Texte werden im PDF autom. kleiner dargestellt. Ist ein Feld sehr voll, weist ZA darauf hin.

Es steht nun eine Umkreissuche zur Verfügung, bspw. um passende Praktikumsbetriebe innerhalb eines Umkreises von x Kilometern um den Wohnort des TN zu suchen.

Die Kontaktübersicht (in welchen Maßnahmen, Praktika, Bewerbungen, … gab es Kontakt zum Betrieb?) wird nun deutlich schneller geladen.

Zu jedem Betrieb wird nun der letzte Kontakt angezeigt.

Schnelleres Öffnen von Terminen: Bestehende Termine und Aufgaben öffnen sich zum Bearbeiten deutlich schneller, vor allem bei umfangreichem Fallverlauf.

Löschen per Kontextmenü: Ein Rechtsklick auf einen Termin im Kalender öffnet ein Menü mit „Kopieren“ und „Löschen“.

Sicherheitsabfrage beim Löschen: Vor dem Löschen eines einzelnen Termins oder einer Aufgabe fragt ZA nach, ob wirklich gelöscht werden soll. Das gilt für die Entf-Taste in allen Ansichten und für das Kontextmenü.

Termine kopieren und einfügen: Termine lassen sich mit Strg+C und Strg+V oder über das Kontextmenü kopieren und an einem anderen Tag einfügen. Dauer, Teilnehmer:innen, eingeladene Mitarbeiter:innen, Ort, Beschreibung, Kategorie und Erinnerung werden übernommen. Eingeladene Mitarbeiter:innen erhalten eine neue Einladung. Aus einem Serientermin entsteht beim Kopieren ein einzelner Termin. In der Monatsansicht behält der eingefügte Termin seine ursprüngliche Uhrzeit.

Eine bestehende Rechnung kann nun als Vorlage für eine neue Rechnung verwendet werden.

In der Rechnungsübersicht steht nun ein Suchfeld zur Verfügung.

Nach Aufruf des Rechnungsfensters wird nun die Selektion wiederhergestellt.

Rechnungen ohne TN-Bezug können nun einfacher hinterlegt werden, dabei wird autom. die nächste freie Rechnungsnummer übernommen.

• Alter
• Aktuelle Krankschreibung, Aktuelle Krankschreibung – seit, Aktuelle Krankschreibung – bis
• Befristung ja/nein, Befristung Datum
• Datum Test DTZ schriftlich, Datum Test DTZ mündlich, Datum Test LiD

Die Tätigkeiten für den SSA-Jahresbericht wurden nach Kundenvorgabe überarbeitet. Es gibt jetzt 15 Tätigkeiten, darunter neu „ZAB-Veranstaltungen“, „Nachmittagsangebot“, „Streitschlichtung / Konfliktlösungen“ und „Einzelarbeit“ für Schüler:innen, Familien und Lehrer:innen.

Zu vielen Tätigkeiten zeigt das Erfassungsfenster jetzt in einer eigenen Spalte „Erläuterung“, was dazugehört.

Bisher erfasste Werte wurden den neuen Tätigkeiten zugeordnet, die Summen bleiben vollständig erhalten. „Projekte“ wird nicht mehr angeboten, vorhandene Werte dazu bleiben aber in den Einträgen und im Jahresbericht sichtbar.

Im Monitoring und im Excel-Bericht zum Jahresbericht erscheinen nicht mehr verwendete Tätigkeiten nur noch, wenn im gewählten Zeitraum Werte dafür vorliegen.

Im Blatt „Tätigkeiten - gruppiert“ stehen keine veralteten Tätigkeiten mehr, die Diagramme zeigen nur noch die aktuellen.

Im Monitoring kann bei „Klassenstufe bei Übergang“ nun auch die Klassenstufe 8 gewählt werden, bspw. für Vorabgangsklassen an Hauptschulen.

Es steht nun ein neues Tutorial zur Verfügung, das die grundlegenden Funktionen von ZA erklärt.

Das Profil eines EMAW-Projekts kann nun auch nachträglich geändert werden. Da Ereignistypen, Vorgaben der Förderplanung und LuV-Vorlagen vom Profil abhängen, fragt ZA vor dem Wechsel nach.

Im Fallverlauf können Stunden nun bis zu 8 Stunden in Viertelstundenschritten erfasst werden.

Alle Optionsfenster haben nun eine OK-Schaltfläche und werden im Vollbild dargestellt.

Bei der Zuweisung von Maßnahmen an Benutzer:innen weist nun ein Hinweis darauf hin, dass über „verwalten“ auch die Rolle gewählt werden muss, die die Person in der Maßnahme haben soll. Die Auswahl der Maßnahme allein reicht nicht aus.

Ggf. kam es zu einem Fehler, wenn bei der Ausstattung eines Raumes keine Anzahl angegeben wurde.

Ggf. wurden im Dark Mode Bemerkungen zu Klassenbucheinträgen in schwarzer Schrift auf grauem Hintergrund angezeigt.

Im Berichtsgenerator ließ sich ein Feld bei der Neuanlage und beim Bearbeiten eines Berichts ggf. nicht erneut übernehmen, nachdem es aus der Auswahl entfernt wurde.

SSA (V1): Beim Löschen eines Projekteintrags wurden die zugehörigen Angaben zum SSA-Jahresbericht ggf. nicht mitgelöscht.

SSA (V1): Beim Abbrechen eines neuen Projekteintrags wurden bereits erfasste Angaben zum SSA-Jahresbericht ggf. nicht verworfen.

In PDF-Formularen (bspw. Bericht F5.2) wurden typografische Anführungszeichen, Gedankenstriche und das Euro-Zeichen ggf. als falsche Zeichen dargestellt.

Es steht ein neues Monitoring für Schulsozialarbeit (SSA) zur Verfügung. Hierüber können folgende Angaben pro Benutzer:in oder Schule eingesehen werden:

• Anzahl der Verlaufseinträge
• Datum des jüngsten Verlaufseintrags
• Anzahl der Projekteinträge
• Datum des jüngsten Projekteintrags

Es wurden neue Berechtigungen hinzugefügt:

• Berechtigung für den Zugriff auf die Klassenzuweisung
• Berechtigung für den Zugriff auf das neue Monitoring SSA
• Berechtigung für den Zugriff auf vertrauliche Projektverlaufseinträge
• Berechtigung für den Zugriff auf öffentliche Projektverlaufseinträge

Es stehen neue Kategorien für den Fallverlauf zur Verfügung:

• Beratung Erziehungsberechtige - Erziehung der Kinder mdw angeben
• Beratung Erziehungsberechtige - Elternbildung mdw angeben
• Beratung Erziehungsberechtige - Kinder- und Jugendschutz mdw angeben

Die Funktionen zur Einrichtung des Providers in eM@w-Maßnahmen sind nun direkt über das Kontextmenü für Projekte erreichbar.

Die Vorlagen für Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen wurden aktualisiert.

Die Beispiele für Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen wurden aktualisiert.

Die Anzeige von Einzel- und Gruppenstunden in der Titel- und Fußzeile des Fallverlaufs wurde verbessert und zeigt nun Einzel- oder Gruppenstunden nur noch an, wenn auch Stunden erfasst wurden (bspw. wird „EC: 0 Stunden“ nicht mehr angezeigt).

Die Auswertung des Feedbackbogens für TN-Befragungen kann nun sprechend (Angabe der Frage anstelle der Variablen für die SPSS-Verarbeitung) erstellt werden.

In der Auswertung des Erhebungsbogens für TN-Befragungen wird nun auch der Austrittsgrund ausgegeben.

Kurse, die bereits begonnen haben, können rückwirkend nicht mehr grundlegend neu oder über die Wochenplanung geplant werden. Stattdessen wird auf Kalender- und Listenplanung verwiesen.

Beim Hinzufügen eines Projektes können die Stammdaten nun aus einem anderen Projekt kopiert werden.

Beim Hinzufügen eines Projektes kann die Projektnummer nun auf Wunsch mehrfach vorkommen.

Projekte ohne Teilnehmer:innen können nun leichter gelöscht oder archiviert werden.

Ggf. wurde in eM@w-Maßnahmen angezeigt, dass bereits ein Provider eingerichtet sei, obwohl das nicht der Fall war.

Für abgelaufene Maßnahmen konnte ggf. kein Bericht für das Klassenbuch mehr erstellt werden.

In den Auswertungsfunktionen steht ein neuer Bericht für die Anwesenheit gem. Fallverlauf zur Verfügung. Darin werden für einen gewünschten Zeitraum alle Einzel- und Gruppencoachings pro TN monatsweise ausgegeben.

Im Hilfebereich steht hierfür eine neue Verfahrensanweisung für die Erfassung der Anwesenheit über den Fallverlauf zur Verfügung.

Beim Hinzufügen individueller Formulare wird nun ein Hinweis ausgegeben, wenn die Vorlage geöffnet ist.

In der Info kann nun auch die Lehrkraft angezeigt und bearbeitet werden.

Die Angabe der gewünschten Arbeitszeitform im Ereignis „AGH Zusage“ erfolgt nun über eine Auswahlliste.

Die Barrierefreiheit wurde verbessert, u.a. werden Schriftgrößen von 80 % bis 120 % der Standard-Einstellung nun besser unterstützt.

Im Spaltenkopf und in der Fußzeile des Fallverlaufs werden Stunden / UE / Einheiten nun auf zwei Stellen gerundet, in der Fußzeile wird zudem nun auch dann die Summe ausgegeben, wenn die Stunden über die klassische Erfassung dokumentiert wurden (das war bisher nur bei Erfassung über Einheiten der Fall).

Wenn keine Phasen (und damit nur Inhalte) in einem Rahmenplan angegeben wurden, wird die Spalte für Phasen nun ausgeblendet.

Ggf. wurden bei der Auswahl von Rahmenplan-Inhalten im Fallverlauf bereits gelöschte Inhalte angezeigt.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn „Interesse an Kombileistung“ in der Info eingeblendet war.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn im Rahmenplan-Monitoring versucht wurde, die Anwesenheit für einen leeren Eintrag zu erfassen.

Die Kursverwaltung wird nun deutlich schneller geladen.

Beim Speichern eines Kurs fragt ZA nun nach, ob die Planung neu berechnet werden soll.

Beim Aufheben der Zuweisung aller Fälle zu einem Kurs erfolgt nun eine Rückfrage.

Bei der Zuweisung eines TN zu einem Kurs erstellt ZA nun automatisch ein Kurs-Ereignis. Darüber ist schneller sichtbar, welcher TN welchem Kurs zugewiesen ist. Zudem kann darüber auch direkt die Zuweisung geändert werden.

Wird das Kurs-Ereignis gelöscht, hebt ZA auch autom. die Kurs-Zuweisung auf.

Beim Eintritt eines Falls bietet ZA nun direkt die Kurs-Auswahl an und zeigt dabei auch die aktuelle Belegung pro Modul für alle Kurse.

Es kann nun benutzerbezogen festgelegt werden, bei welchen Benutzer:innen das Monitoring für TN ohne Kurszuweisung beim Programmstart angezeigt werden soll. Darüber kann nun ebenfalls direkt die Kurs-Zuweisung erfolgen.

Im Monitoring für Kurse steht nun auch eine Belegungsübersicht pro Modul zur Verfügung.

Die Zuweisung, welche Anwesenheitsmerkmale in welchem Projekt verfügbar sein sollen, kann nun neben der bisherigen Zuweisung aus dem Merkmal heraus auch bequemer und zentral über eine Projektliste erfolgen.

Dem Bericht für den Projektdurchlauf wurde eine weitere Option hinzugefügt, über die bestimmt werden kann, ob die Anwesenheitsdaten ausgegeben werden sollen.

Die Übernahme der in einem Anwesenheitsmerkmal hinterlegten Stunden in die Stundenerfassung wurde vereinfacht.

Der Suchfunktion für Fälle wurde eine neue Option hinzugefügt, über die bestimmt werden kann, ob ZA aktive Filter bei der Suche zurücksetzen soll.

In weiteren Monitoring-Fenstern kann der Fall nun mit Doppelklick im Hauptfenster gewählt werden, mit Rechtsklick können direkt die persönlichen Daten geöffnet werden.

Die automatische Prüfung und Vervollständigung von Adressen erfolgt nun ohne Zeitverlust direkt bundeslandübergreifend.

Die Ladezeiten beim Programmstart, für Monitoring-Fenster, die Fall-Liste, Ereignisliste und den Fallverlauf wurden verringert.

In den persönlichen Daten kann nun neben der Navigation mit den Pfeiltasten auch mit der Tab-Taste durch die Datenfelder navigiert werden.

Für Veranstaltungen können nun auch die verfügbaren Plätze angegeben werden. ZA weist auf Überbelegungen hin, erlaubt diese aber weiterhin.

Aus dem Monitoring für TN im Zuweisungsstatus kann nun direkt ein Bericht erstellt werden.

TN im Zuweisungsstatus können über die neue Ereignis-Art „Warteliste für Fachbereich“ schon vor dem Eintritt einem geplanten Fachbereich zugewiesen werden.

Ggf. wurde bei der Übernahme von Verlaufseinträgen in Kompetenzfelder der pädagogischen Planung nicht der vollständige Inhalt angezeigt.

Ggf. standen individuell eingebundene Formulare nicht in allen gewünschten Projekten zur Verfügung.

Dem Bericht wurden neue Optionen hinzugefügt, u.a. kann dieser nun nur für den gewählten Fall erstellt werden und Sie können festlegen, ob zusätzlich alle Fälle ohne Vermittlungsvorschläge ausgegeben werden sollen oder nicht.

Der Bericht enthält nun auch Angaben zum Status des Vermittlungsvorschlages, dem Ergebnis und gibt nun auch alle Bemerkungen aus.

Teilnehmer:innen können nun einen Bericht ihrer Vermittlungsvorschläge erstellen.

Beim Bearbeiten von Vermittlungsvorschlägen kann neben dem Status nun auch das Ergebnis durch Teilnehmer:innen eingesehen und bearbeitet werden.

Teilnehmer:innen haben nun Zugriff auf in der Maßnahme hinterlegte Materialien wie Vordrucke und Leitfäden. Diese müssen zuvor für den TN-Rolle freigeschaltet werden.

Die in päd. Planung angegebenen Kompetenzfelder können nun automatisch auch als Kategorien für den Fallverlauf verwendet werden. Nutzen Sie hierfür die Option in der Verwaltung der Verlaufskategorien.

In der päd. Planung können die Inhalte zu einem Kompetenzfeld automatisch aus den entsprechenden Verlaufskategorien ermittelt und zur weiteren Bearbeitung übernommen werden. Klicken Sie hierfür in der päd. Planung auf „Inhalte ermitteln“.

Der neue Bericht „Projektdurchlauf“ ersetzt den bisherigen Bericht „Fall-Durchlauf“ und gibt u.a. eine Netto- und Brutto-Betrachtung der TN-Tage und -Monate aus, hier auch nochmals differenziert nach Förderzeitraum und Auswertungszeitraum. Zudem werden nun alle Anwesenheitsmerkmale ausgegeben und summiert.

Der Bericht „Teilnahme-Monate“ bietet eine ähnliche, jedoch nochmals erweiterte Betrachtung: Hierbei wird nach der Anzahl der TN zum Monatsbeginn, zur Monatsmitte, zum Monatsende oder innerhalb eines Monats differenziert.

Unsere Befragungsplattform bietet nun eine SPSS-konforme Auswertungsmöglichkeit, sodass Befragungsergebnisse in entsprechender Software leicht weiterverarbeitet werden können.

ZA unterstützt Sie nun mit einer neuen Monitoring-Funktion für die Überprüfung der Einladungen zu einer Befragung. Darin ist u.a. ersichtlich, welche TN bereits eingeladen wurden, für welche TN eine Einladung aussteht und ob TN die Befragung bereits online durchgeführt haben.

Sie können nun die Inhalte der E-Mail-Nachrichten zur Einladung oder zur Erinnerung frei verwalten.

Im Hilfebereich steht ein neuer Leitfaden für Bedienelemente und Tastenkombinationen des Hauptfensters zur Verfügung.

Es stehen neue Datenfelder für die persönlichen Angaben und die Info zur Verfügung, u.a. für die Angabe „Kinder im Haushalt“ oder „Psychosomatische Symptome“.

Es stehen neue Ereignisarten zur Verfügung, u.a. „Änderung der Wochenarbeitszeit“ und „Freistellung Seminar / Werkstatt.

Die Zuweisung von Fällen zu Mitarbeiter:innen wurde grundlegend neu gestaltet, u.a. können nun auch alle Fälle mit einem Klickausgewählt und zugewiesen werden.

Beim Hinzufügen von Klassenbüchern muss nun explizit die gewünschte Version gewählt werden (zuvor wurde autom. Version 1.0 gewählt, wenn keine Angaben gemacht wurden).

Die Veranstaltungsliste bietet ebenfalls ein Suchfeld.

Welche Fallverlaufskategorien in Ihrem Projekt generell verfügbar sind, hängt von den Einstellungen für das Projekt ab.

Sie können im Fenster für Verlaufseinträge nicht benötigte Kategorien jetzt individuell und projektbezogen ausblenden. Andere Benutzer:innen sind davon nicht betroffen.

Sie können einen Verlaufseintrag nun auch mit einem Betrieb verknüpfen.

In der Betriebsliste können Sie sich alle verknüpften Einträge im Bereich „Betriebskontakte“ anzeigen lassen.

Die Optionen bei der Formular- oder Berichtserstellung wurden erweitert.

Sie können so erstellte Dokumente nun mit einem Projekt-Code schützen. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige PIN, die Sie den Projekt-Informationen entnehmen können. ZA erstellt für jedes Projekt automatisch eine eindeutige PIN. Wenn Sie ein Dokument damit schützen, wird die PIN zum Öffnen benötigt.

Sie können von ZA erstellte Dokumente nun auch auf Wunsch digital signieren, wenn Sie diese als PDF ausgeben lassen.

Das Hilfe-Fenster wurde überarbeitet, sodass sie u.a. Materialien einfacher einbinden können.

Das Support-Formular ermöglicht jetzt auch, Anlagen hinzuzufügen. Es wurden weitere Hilfetexte hinzugefügt und Funktionslisten zeigen nun für jede Funktion eine ausführliche Hilfe an.

Die päd. Planung für SGB VIII-Maßnahmen wurde von Grund auf neu gestaltet und bietet nun u.a. ein automatisches Monitoring für Fachteam I und Fachteam II (sofern Sie diese benötigen).

Alle Ereignisse von Anfrage bis Abschlussbericht werden chronologisch dargestellt, alle erstellten Formulare (bspw. Situationsberichte und Fallberatungsprotokolle) ebenfalls.

Anlassbezogene Fortschreibungen können in die neue Systematik zu jedem Zeitpunkt eingefügt werden, sodass sich eine vollständige Fallhistorie über alle Ereignisse, Formulare und Dokumentationen ergibt.

Das Foto wird nun unterhalb der Seitenleiste angezeigt, die neue Info (ehemals „Kurzübersicht“) bietet so mehr Platz für die Anzeige wichtiger Angaben.

Fotos werden nun in besserer Qualität dargestellt und Sie können entscheiden, ob ZA die Größe automatisch an den verfügbaren Platz anpassen soll. Öffnen Sie hierfür die Optionen für Info & Foto.

Sie erreichen die Optionen hierfür nun auch über einen Doppelklick auf ein bereits eingebundenes Foto.

In der Anwesenheitsliste können Sie jetzt mit einem Rechtsklick auf den Fall die persönlichen Daten öffnen. Mit einem Doppelklick schließen Sie die Anwesenheitsliste und wählen den Fall im Hauptfenster aus.

Um mehrere Tage auszuwählen (Sie möchten bspw. in einem Arbeitsgang „krank“ für mehrere Tage angeben), können Sie nun die STRG, SHIFT oder ALT-Taste gedrückt halten.

ZA verfügt nun über ein eigenes Chat-System. Sie können darüber mit Kolleg:innen oder in Gruppen Nachrichten senden und auch Dateien austauschen.

Die Inhalte sind durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt und nur innerhalb des jeweiligen Chats lesbar.

ZA verfügt nun über ein Evaluationssystem, mit dem Sie Befragungen zu Ihrer Maßnahme direkt in ZA durchführen können.

Im Hilfebereich finden Sie hierfür einen Leitfaden, der Sie bei der Erstellung von Fragebögen und Umfragen unterstützt.

ZA kann Urlaubsansprüche nun neben der bisherigen Berechnung (Stichtag: aktuelles Datum) auch bis zum Projektende bzw. dem geplanten Austritt projizieren.

So erhalten Sie einen Überblick über den theoretischen Anspruch und können vermeiden, dass Ansprüche bspw. am letzten Tag der Maßnahme entstehen, dann aber nicht mehr in Anspruch genommen werden können.