Funktionsliste
Funktionsliste
Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen. ZA bleibt dabei stets übersichtlich und einfach zu bedienen.
ZA ist einfach,
weil sie mitdenkt.
Sie haben die Möglichkeit, ZA an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen, sodass Anwender:innen bspw. nur die Funktionen zur Verfügung gestellt bekommen, die sie wirklich benötigen. Dazu sorgt ZA auch selbstständig dafür, dass Funktionen je nach Nutzung automatisch präsenter werden - oder weiter in den Hintergrund rücken.
Hier eine Liste der
wichtigsten Funktionen:
- Erstellung neuer Maßnahmen über vordefinierte, frei verwaltbare Maßnahme-Profile.
- Unterstützung von Fachbereichen oder TN-Gruppen innerhalb einer Maßnahme.
- Unterstützung von Maßnahme-Kampagnen.
- Automatisiertes Archivierungs- und Löschkonzept.
- Ereignisbasiertes Fallmanagement vom Ein- bis zum Austritt mit hunderten, vorkonfigurierten und frei verwaltbaren Ereignisarten (bspw. Zuweisung, Eintritt, Praktika, Ausbildung, Fortbildung, Qualifizierung, Probearbeit, Austritt).
- Jederzeit klarer Fall-Status (vorgemerkt, zugewiesen, aktiv, nicht angetreten, ausgeschieden, archiviert) mit vielfältigen Filter-, Such- und Gruppenfunktionen.
- Vordefinierte, frei verwaltbare Profile für persönliche Daten, sodass nur die Eingabefelder angeboten werden, die für die Maßnahme relevant sind.
- Datenübernahme aus Altfällen (bspw. bei Maßnahme-Kampagnen).
- Fortlaufende Dokumentation des Fallverlaufes inkl. Verknüpfung mit Terminen, Aufgaben oder Ereignissen, Hinweisfunktion für Teammitglieder, Anlagefunktionen für Dokumente und Dateien, Stundenerfassung, Gruppeneinträge, Strukturierung der Einträge durch frei konfigurierbare Fallverlaufsgruppen, u. v. a. m.
- Digitale Fallakte zur Ablage aller fallbezogenen Dokumente wie Krankmeldungen, Bewerbungsunterlagen, Vordrucke, Verträge, usw.
- Fallbezogene Termine und Aufgaben mit Tages-, Wochen-, Monats- und Planungsansicht, Terminserien, Kalenderfreigaben für Teammitglieder, etc.
- Vollwertige Anwesenheitsliste mit vordefinierten, frei verwaltbaren Anwesenheitsmerkmalen, Angaben zu verspätetem Erscheinen oder vorzeitigem Verlassen, Kontrolle der Soll- / Ist-Stunden, Filter-, Such- und Berichtsfunktionen, automatische Übernahme relevanter Inhalte in Klassenbücher.
- Vollwertiges Klassenbuch mit gruppenbezogenen Inhalten zur Unterrichtseinheit, fallbezogenen Kommentaren, Angaben zu verspätetem Erscheinen oder vorzeitigem Verlassen, Kontrolle der Soll- / Ist-Stunden, autom. Übernahme in die Anwesenheitsliste, maßnahmebezogene oder maßnahmeübergreifende Zuordnung von Teilnehmer:innen, getrennte Erfassung von Stütz- und Förderunterricht, Unterstützung von Modulen und Modulinhalten, u. v. a. m.
- Bewerbungsmanagement (Status der Bewerbung, Betrieb, Tätigkeit, mit zahlreichen Detailangaben wie Einstellungstest, Einladung zum Vorstellungsgespräch, etc.) inkl. Berichtsfunktionen und autom. Übernahme in Vorlagen für Bewerbungsunterlagen.
- Dokumentation und Auswertung von Vermittlungshemmnissen auf Basis definierter Merkmale.
- Dokumentation und Auswertung von Vermittlungsvorschlägen.
- Gesonderte Zugangsmöglichkeiten für Teilnehmer:innen, eingeschränkt auf frei definierbare Funktionsbereiche, bspw. Bewerbungsmanagement, freigegebene Bereiche in der digitalen Fallakte, usw., Zugriff auf Hinweise oder Terminvorschläge des Ansprechpartners im Betrieb (Pädagog:in, Anleiter:in, etc.).
- Dokumentation von Noten und Zeugnissen, individuell auf die jeweilige Schulform zugeschnitten.
- Dokumentation des Übergangs- und Abgangsgeschehens (Ziel des Übergangs, Verbleib bei Austritt, etc.).
- Funktionen für einfache und schnelle Übergange in höhere Klassenstufen.
- Funktionen für die Dokumentation von Wiederholern der Klassenstufe.
- Einfaches und schnelles Verschieben von ausgeschiedenen SuS in Abgangsklassen.
- Monitoring für aktuell betreute SuS und berichtsrelevante SuS, wenn die Anzahl der tatsächlich betreuten SuS den Betreuungsschlüssel übersteigt.
- Angaben zu Prämienanspruch und Rückkehrrecht von Transfermitarbeiter:innen, inkl. autom. Wiedereintritt in die Transfergesellschaft.
- Auswertungs- und Berichtsfunktionen zur Austrittsstatistik (inkl. Berücksichtigung von Rückkehrer:innen), zu Vermittlungsvorschlägen (pro Transfermitarbeiter:in / insgesamt), oder zu durchlaufenen Qualifizierungen.
- Vorlagen-Paket für die Erstellung von Bewerbungsunterlagen, Zeugnissen und Verträgen.
- Vollständige Implementierung von externen Vordrucken (bspw. Jobcenter- oder Agentur-Vordrucke wie F5.1, F5.2, F5.11, F.7, F.12) und vollständige Erstellung durch ZA (kein manuelles Ausfüllen notwendig).
- Intuitiver und umfassender Formulargenerator zur Einbindung individueller Vordrucke und Formulare.
- Zahlreiche Formular-Optionen (Erstellung als PDF, als Word-Datei, mit digitaler Signatur, für mehrere Teilnehmer:innen in einem Arbeitsgang, autom. Dokumentation der Formularerstellung als Verlaufseintrag, autom. Einbindung in digitale Fallakte).
- Vollwertige Dokumentenlenkung von Formularen und Vordrucken zur kontinuierlichen Aktualisierung und der gezielten Verteilung von Informationen wie Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Sicherheitsrichtlinien.
- Trainingssystem, über das betriebliche oder maßnahmebezogene Dokumente (bspw. Betriebsordnung, Datenschutzerklärung, usw.) als Trainings an Mitarbeiter:innen verteilt werden können, inkl. Übersichts- und Auswertungsfunktionen zum Trainingsstand der Mitarbeiter:innen.
- Mehr als 50 automatische Monitoring-Funktionen, bspw. Benachrichtigungen bei bevorstehendem Ende des Förderzeitraums, Erinnerungen an Fortschreibungszeitpunkte zur pädagogischen Planung, Praktika-Monitoring (welche Teilnehmer:innen sind derzeit wo und wie lange noch im Praktikum), Überprüfung der Maßnahmebelegung / - Auslastung, Berechnung und Kontrolle des Urlaubsanspruches, etc.
- Automatische Überprüfung der Angabe berichtsrelevanter Angaben.
- Automatische Erstellung von prozesssensitiven Aufgaben (bspw. die Erstellung von Berichten zum Maßnahmeende oder von anlassbezogenen Beurteilungen gem. Fortschreibungszeitpunkten).
- Mehr als 100 interne Berichte zur Auswertung und Überprüfung der Maßnahme / der Teilnehmer:innen.
- Intuitiver und umfassender Berichtsgenerator mit Zugriff auf alle Datenfelder, inkl. intelligenter Funktionen (bspw. die korrekte Ausgabe gem. Geschlecht der Teilnehmer:innen / „ihr“ / „sein“.
- Einheitliches Modul für alle Arten pädagogischer Planung (bspw. Förder-, Qualifizierungs-, Integrations-, Eingliederungs- oder Hilfeplanung).
- Einheitlicher Gliederung in Ausgangssituation, Formulierung des Bedarfs im Rahmen einer Fortschreibung (Formulierung des aktuellen Bedarfs auf Basis des jederzeit ersichtlichen bisherigen Bedarfs zum vorherigen Fortschreibungszeitpunkt), Aufgaben und Ziele beteiligter Personengruppen, Umsetzung und Ergebniskontrollen (welche Eingabefelder unter welcher Bezeichnung angeboten werden, kann frei konfiguriert oder aus entsprechenden Profilen je nach Maßnahmeart gewählt werden).
- Strukturierung der Eingabebereiche in frei konfigurierbare, für die jeweilige Maßnahmeart vordefinierte Kompetenzbereiche (bspw. schulische, berufliche, soziale Kompetenzen usw.).
- Formular- und Druckfunktionen für alle Bereiche der pädagogischen Planung, inkl. TN-Zielvereinbarungsformular oder Aufgabenlisten für bestimmte Personengruppen (bspw. Lehrkräfte oder Anleiter:innen).
- Automatische Bereitstellung von Angaben aus Falldokumentation, Anwesenheitsliste und Klassenbücher zur Übernahme in die pädagogische Planung.
- Automatische Erstellung von Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen (im Rahmen der Elektronischen Maßnahmeabwicklung oder unabhängig davon) aus Angaben der pädagogischen Planung, keine manuellen Angaben im Formular notwendig.
- Erfassung von Tages-, Wochen- und Monatspauschalen, autom. Berechnung der abrechnungsfähigen Teilnahmetage.
- Manuelle Erfassung der abrechnungsfähigen Teilnahmestunden oder automatische Erfassung über Anwesenheitsliste und Fallverlauf, bspw. zur Berechnung von Mehraufwandsentschädigungen oder für stundenbasierte Abrechnungen in ESF-Maßnahmen.
- Erfassung von Fahrtkosten, Nebenkosten und sonstigen abrechnungsrelevanten Positionen.
- Funktionen für Vorschuss und Nachzahlung.
- Erfassung und Kontrolle der Auszahlung von Vermittlungsprämien.
- Erstellung von Datenträgeraustausch-Dateien (DTAUS / SEPA) für Sammel-Lastschrift- und Sammel-Überweisungs-Aufträge.
- Umfangreiche Monitoring-, Auswertungs- und Berichtsfunktionen.
- Integrierte Betriebsliste zur Verwendung in allen Programmfunktionen (Auswahl des Betriebes bei Praktika, in Bewerbungen, usw.), inkl. Bewertungsfunktion und zahlreichen Detailangaben (Ansprechpartner:innen, Ausbildungsberufe, Branche, usw.) autom. Ermittlung der bisherigen Kontakte zum jeweiligen Betrieb
- Über 40 Verwaltungsfunktionen für alle in ZA verwendeten Listen (hinterlegte Austrittsgründe, Verbleibe, Auswahlmöglichkeiten in der Anwesenheitsliste, usw.).
- Zentrales Veranstaltungsmanagement (Zuweisung von Teilnehmer:innen zu Veranstaltungen, Erstellung von Teilnahmelisten, Dokumentation der Teilnahme / Nichtteilnahme, Dokumentation von Zertifikaten / Schulungsnachweisen, usw.
- Import-Schnittstelle für Zuweisungen aus VerBIS, es ist kein manuelles Anlegen der Zuweisung in ZA notwendig, alle Daten werden automatisch übernommen.
- Nahtlose Implementierung der Elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) in das ereignisbasierte Fallmanagement (es müssen keine gesonderten Funktionen oder Module genutzt werden).
- Unterstützung von Bietergemeinschaften, Abtretung oder Übernahme von Fällen in allen Szenarien (Hutträger tritt alle Fälle ab, Hutträger tritt bestimmte Fälle ab, Träger übernimmt alle Fälle, Träger übernimmt bestimmte Fälle) für eM@w- und nicht-eM@w-Maßnahmen.
- Rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit granularer Rechtevergabe für jede Funktion.
- Vordefinierte, maßnahmebezogene Rollen für Lehrkräfte, Pädagog:innen, Ausbilder:innen, Maßnahme-Koordination, usw.
- Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum (DSGVO-konforme Data Center Infrastruktur auf Basis der Microsoft AZURE Plattform) mit höchster Daten- und Ausfallsicherheit.
- Sicherstellung der Datenintegrität nach dem ALCOA-Prinzip (Zuordnungsfähigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit, Datenerfassung zum Zeitpunkt der Entstehung, originäre Erfassung, vollständige und adäquate Speicherung).
- Datensparsamkeit und Datenminimierung gem. DSGVO Art. 5/1c: ZA filtert autom. alle Funktionen und Datenfelder aus, die für die jeweilige Maßnahme nicht relevant sind.
- Umsetzung aller technischen und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO zur Erfüllung der Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit, Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung.
- Audit-sichere Prüfspuren zur Überwachung, Dokumentation und Protokollierung von Datenmanipulationen (Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Daten).
- Verschlüsselte, zertifikatsgestützte Verbindungsherstellung (HTTPS).
- Zertifikatsgestütztes Mail-System.
- Hochverschlüsselte digitale Fallakte.
- Regelmäßige Aktualisierung der Plattform und der Server-Infrastruktur, zeitnahe Einspielung sicherheitskritischer System-Updates, Verwendung neuester Serverbetriebssysteme und Sicherheitstechniken.
- Bereitstellung neuester Microsoft Office-Versionen, regelmäßige Aktualisierung der Office-Pakete, zeitnahe Einspielung sicherheitskritischer Updates.
- Automatische Systemzugriffssteuerung, wenn bspw. Home-Office nicht erlaubt sein soll.
- Automatische Desktopkontrolle zur Verhinderung der Ablage personenbezogener Daten auf dem User-Arbeitsplatz.
- Kontextsensitive Hilfsfunktion (ZA zeigt auf Wunsch an allen Stellen Erläuterungen zur jeweiligen Funktion an oder bietet die entsprechenden Leitfäden an).
- Hilfe-Bereich mit maßnahmebezogenen Leitfäden, Vordrucken und Dokumenten wie bspw. Verfahrensanweisungen (frei konfigurierbar).
- Modernes Ticket-System mit jederzeit möglicher Kontaktaufnahme zum Support.
- Feste Ansprechpartner:innen bei technischen wie auch bei operativen Fragen.
- Jederzeit mögliche Live-Begleitung / Führung durch Programmfunktionen direkt auf der Plattform (ohne Einrichtung oder Installation von Drittanbieter-Software).
- Automatische Anzeige von Neuerungen bei Programm-Updates, chronologisches News-System für alle Programm-Änderungen.