Release Notes zum Thema Schnittstellen

Bei neuen Klassenbucheinträgen können nun auch ausgeschiedene TN eingeblendet werden, sodass für diese TN nachträglich Einträge erstellt werden können.

In der Listenplanung für Kurse werden Pausen nun standardmäßig eingeblendet.

Der Leitfaden für die Kursplanung kann nun auch über die Kurs-Verwaltung, die Kalender- und die Listenplanung aufgerufen werden.

In der Liste der geplanten Maßnahmen können nun sowohl TN im Status „vorgemerkt“ als auch im Status „Zuweisung“ eingeblendet werden. Dies wird im Bericht ebenfalls berücksichtigt.

In den Jobcenter- oder Agentur-Berichten F5.1, F5.2, F5.11 und F5.13 können Angaben nun optional aus der päd. Planung übernommen werden, anstatt aus Verlaufseinträgen.

Für alle Berichte wurden die Leitfäden entsprechend aktualisiert.

Allen Berichten wurde die Option hinzugefügt, diese direkt als PDF auszugeben.

In den Berichten F5.1 und F5.2 werden nun keine Hinweise und Meldungen zu fehlenden Angaben mehr ausgegeben, wenn es sich um einen Nichtantritt handelt.

Für die päd. Planung (Förder-, Qualifizierungs-, Integrations- oder Eingliederungsplanung) stehen nun weitere Felder zur Verfügung:

• Auffälligkeiten
• Mitarbeit
• Motivation
• Profilinggespräch
• Soziales Netzwerk
• Veränderungskompetenz
• Zuverlässigkeit

Es wurden Vordrucke des BAMF aktualisiert:

• 630.032n_Antrag Fahrtkosten
• 630.069d_Test LiD
• 630.007v_Antrag IK-Zulassung
• 630.011e_Postvollmacht
• 630.027p_Antrag Kostenbefreiung

Es wurden weitere Vordrucke für Sprachkurse aktualisiert:

• Teilnehmendenanmeldung DTB
• Prüfungsanmeldung (A1 – C1 und DTZ)
• Teilnahmebescheinigung
• Teilnahmebescheinigung Selbstzahler
• Flyer für Sprachkurse

Zudem ist nun in allen Formularen der Seriendruck möglich und der Flyer für Sprachkurse kann nun mit standortbezogenem Briefkopf erstellt werden.

Für die Prüfungsanmeldung kann nun direkt eine Veranstaltung gewählt werden, aus der / deren Teilnehmer:innen die Daten übernommen werden.

Für Veranstaltungen steht ein neues Feld Eingabefeld zur Verfügung:

• Gebühr

Es wurden neue Vorlagen für Veranstaltungen hinzugefügt, die die bisherigen ersetzen:

• DTB - Deutsch-Test für den Beruf
• LiD - Leben in Deutschland
• Telc A1
• Telc A2
• Telc B1
• Telc B2
• Telc C1
• DTZ - Deutsch-Test für Zuwanderer

Die Angabe des Trennzeichens muss nun nicht mehr mit der Enter-Taste bestätigt werden.

Alle Fenster zur Formular-Verwaltung werden nun maximiert angezeigt.

Das Datenfeld für die Gruppe oder Klasse des TN wird in der Auswahlliste nun auch als „Gruppe oder Klasse“ angezeigt.

Es wurde ein Hinweis für die Bearbeitungsfunktionen hinzugefügt (ENTF-Taste, Doppelklick).

Das Fenster für das Bearbeiten einer geplanten UE wurde verbessert: Bezeichnungsfelder für LK und Raum, Fenster-Bezeichnung, Ein- und Ausblendung von in diesem Fall nicht benötigten Hinweistexten und Auswahlfunktionen. Zudem werden die Wochentage nun nicht mehr vorbelegt.

Ausgefallene Unterrichtseinheiten werden im Stundenplan nun standardmäßig nicht mehr angezeigt, auch nicht als ausgefallene UE.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn ein Formular bearbeitet und dabei ein Ereignisfeld gewählt wurde.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn versucht wurde, einer bestehenden Kursplanung weitere Unterrichtseinheiten hinzuzufügen.

Ggf. trat ein Fehler auf, wenn in der Kursplanung keine individuelle Unterrichtsdauer pro Tag angegeben wurde.

Zusätzlich zu den bisherigen Möglichkeiten für Förderpläne, Ziel- und Handlungspläne, Integrationspläne… gibt es nun auch die Möglichkeit, Inhalte über Rahmenpläne zu erfassen.

Phasen, Inhalte und Soll-UE können Sie hierfür über die neuen Verwaltungsfunktionen für Rahmenpläne festlegen.

Über Verlaufseinträge können Sie Termine für einen bestimmten Inhalt des Rahmenplans erfassen und anschließend über die Anwesenheitsliste oder das neue Monitoring für Rahmenpläne bestätigen.

Dem Handbuch wurde ein entsprechender Leitfaden hinzugefügt.

• AVGS – Einzelcoaching
• AVGS – Gruppe

• Soll-Einheiten Einzelcoaching
• Soll-Einheiten Gruppencoaching
• Soll-Stunden Einzelcoaching
• Soll-Stunden Gruppencoaching
• Soll-UE Einzelcoaching
• Soll-UE Gruppencoaching

Es kann nun ein Formular-Schlüssel angegeben werden, worüber das Element der Checkliste in ZA mit einem Element einer Checkliste in einer Berichtsvorlage verknüpft werden kann.

So können Sie bspw. Einträge in der ZA-Checkliste auf ‚erledigt‘ setzen und dies deckungsgleich in eine Checkliste (Tabelle mit entsprechend benannten Kontrollkästchen) in einer Berichtsvorlage in Word ausgegeben lassen.

Es wurden neue Vorlagen für AVGS-Bericht (Job Vision) und AVGS-Bericht (Neue Perspektiven eingebunden. Dabei werden Stammdaten, Checklisten-Einträge und der Coaching-Verlauf autom. übernommen.

Es wurden neue Vorlagen für AVGS-Vertrag (Job Vision) und AVGS-Vertrag (Neue Perspektiven eingebunden.

STRG + Rechtsklick auf ein Ereignis, in dem ein Betrieb angegeben wurde, öffnet nun direkt die Details zum Betrieb.

STRG + Rechtsklick auf die Betriebsangabe in einem geöffneten Ereignis öffnet nun direkt die Details zum Betrieb.

Der Zugangsweg kann nun auch über individuelle Berichte ausgegeben werden.

Im Bericht für die Ereignisübersicht werden nun zusätzlich die Angaben Gruppe / Klasse und das geplante Austrittsdatum ausgegeben.

Im Bericht für das Bewerbungsmanagement werden nun zusätzlich die Angaben m/w, Migrationshintergrund, Klasse, Klasse(S/B), Status, Eintritt und Austritt ausgegeben.

Es können nun weitere Angaben wie bspw. eine zusätzliche Bezeichnung, ein Postfach und ein Adress-Zusatz hinterlegt werden.

ZA kann diese Angaben abhängig von Ihrem Standort in Berichten und Formularen ausgeben.

Bei Zuweisung eines Falls können nun schon bei der Anlage in ZA alle Angaben zur Einladung (bspw. zu einem Erstgespräch) erfasst und in Formularen ausgegeben werden.

ZA erstellt hierfür nun auch ein neues Ereignis „Einladung“.

Für erneute Einladungen (bspw. bei Nichterscheinen oder häufigen Fehlzeiten) steht zusätzlich die neue Ereignisart „Erneute Einladung“ zur Verfügung.

Wir haben unsere Befragungsplattform vollständig neu gestaltet, diese steht nun in Version 4.0 zur Verfügung. Die Verwaltung von Fragebögen und Befragungen ist nun deutlich intuitiver und Ergebnisse können nun direkt auf der Plattform in grafischer Darstellung eingesehen werden.

Wir starten derzeit bei ausgewählten Kund:innen in eine Erprobungsphase, voraussichtlich im vierten Quartal 2023 wird die neue Version der Plattform für alle Kund:innen geöffnet.

Die fallbezogene Darstellung des Klassenbuches zeigt nun auch die individuellen Zeiträume an.

Bei der autom. Ermittlung der Gruppengröße stellt ZA nun auch einen detaillierten Bericht zur Verfügung, der diese viertelstundengenau ausgibt.

Die Anzeige von Tooltipps im Fallverlauf wurde auf 500 Zeichen beschränkt.

Im Bericht für den Fallverlauf kann nun einfacher nach Jahr und Monat gefiltert werden.

Liegenschaften, Adressen und Organisationszeichens für Jobcenter können nun separat verwaltet werden (nur für Hamburger Kund:innen).

In Nichtantrittsereignissen können für statistische Zwecke optional nun auch der Kontaktweg und die Gründe der Kontaktaufnahme angegeben werden.

Der Bericht kann nun auch ohne Angabe eines Auftragnehmers erstellt werden.

Der Bericht kann nun bereits für noch aktive Fälle erstellt werden.

Sie können Checklisten nun entweder für Fälle oder auch für Projekte anlegen.

Sie können dabei nun auch auf Vorlagen zugreifen und Checklisten so mit weniger Schritten einrichten.

Wir haben die Projekt-Verwaltung für Arbeitsgelegenheiten (AGH) verbessert. ZA fragt nun u.a. bei der Anlage eines Projektes nach, ob Einsatzstellen aus einer vorherigen Maßnahme übernommen werden sollen.

Die Angabe der Maßnahme-Referenznummer wurde vereinfacht, ebenso die Übernahme weiterer Angaben aus Vorgängerprojekten.

Der Bericht für die Austrittsübersicht gibt jetzt mehr Informationen aus. So werden bspw. weitere Austrittsarten unterstützt und mit mehr Details ausgegeben.

Es wird nun auch der Verbleib nach 6 Monaten ausgewiesen, sofern Sie diese Erfassung in Ihrem Projekt aktiviert haben.

Sie können Fälle vormerken und so bereits vor der eigentlichen Zuweisung bzw. dem Eintritt in ZA anlegen, bspw. für Warte- oder Interessentenlisten.

Wenn Sie einen vorgemerkten Fall in ein anderes Projekt verschieben wollen (wenn Sie diese Fälle bspw. in einem eigenen Projekt vorhalten), können Sie diese nun auch direkt durch einen Projektwechsel in das Zielprojekt verschieben.

Das Standort- und Raummanagement wurde aktualisiert.

Sie haben nun die Möglichkeit, Standorten und Räumen klare Kennzeichen und Farben zuzuweisen, was bspw. in der Kursplanung für mehr Übersicht sorgt.

ZA verfügt nun über verschiedene Werkzeuge, um Dateien zu schützen, zu konvertieren und zu optimieren.

Sie können nun Office-Dateien mit einem Kennwort für den Zugriff oder die Bearbeitung versehen und in PDF konvertieren.

Vorhandene PDF-Dateien können Sie nun ebenfalls mit einem Kennwort schützen und die Dateigröße bspw. für den Mail-Versand oder den Upload in VerBIS optimieren.

Die Funktionen zur Einbindung und Erstellung von Formularen wurden aktualisiert.

Es ist nun einfacher möglich, Vordrucke von Auftraggeber:innen oder auch eigene Formulare in ZA einzubinden und automatisiert befüllen zu lassen.

Im Handbuch steht dafür ein neuer Leitfaden bereit.

Für Maßnahmen mit vermittlungsabhängiger Vergütung nach sechs Wochen bzw. sechs Monaten steht Ihnen in ZA ein vollwertiges Monitoring zur Verfügung, das Sie im Dokumentationsprozess von der Abfrage des Vermittlungsnachweises bis zum Zahlungseingang begleitet.

Die Funktionen hierfür wurden nun u.a. um eine Kommentarfunktion erweitert und die Berichtsfunktionen wurden verbessert.

Im Handbuch steht ein aktualisierter Leitfaden für Sie bereit.

Es kann nun in den Organisationseinstellungen verwaltet werden, bei welchen Benutzer:innen beim Programmstart ein Monitoring für die Archivierung und Löschung von Fällen angezeigt werden soll, die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt.

ZA listet darin auf, welche Fälle die jeweilige Frist erreicht haben und bietet die entsprechenden Funktionen an.

Es erfolgt weiterhin keine vollautomatische Archivierung oder Löschung.

Welche Fallverlaufskategorien in Ihrem Projekt generell verfügbar sind, hängt von den Einstellungen für das Projekt ab.

Sie können im Fenster für Verlaufseinträge nicht benötigte Kategorien jetzt individuell und projektbezogen ausblenden. Andere Benutzer:innen sind davon nicht betroffen.

Alle Funktionen zur päd. Planung (bspw. Förder-, Quali-, Eingliederungs- oder Integrationsplanung) wurden überarbeitet. Dabei wurde das Ladeverhalten optimiert und alle Fenster auf das neue Design umgestellt.

ZA zeigt in Fortschreibungszeitpunkten nun das Erstelldatum an, es kann nun auf Klassenbücher 1.0 und 2.0 zugegriffen und es können Angaben daraus übernommen werden.

Alle Funktionen für Beurteilungen wurden aktualisiert und an allen Stellen stehen nun Leitfäden, Beispiele und Ausfüllhinweise zur Verfügung.

Die Betriebsliste wurde neu gestaltet. ZA zeigt nun auch Erstelldatum und Ersteller:in an, alle Ansprechpartner:innen werden in einem Pop-up eingeblendet, wenn mit der Maus darauf gezeigt wird.

Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Betriebs wird nun ein eigenes Fenster mit allen Detailangaben angezeigt.

ZA prüft nun auch, ob ein Betrieb schon vorhanden ist und verwendet dabei eine erweiterte Ähnlichkeitssuche.

Betriebe können nun auch mit Verlaufseinträgen verknüpft werden, alle verknüpften Einträge können in den Kontakten zum Betrieb eingesehen werden.

In Betrieben können nun die relevanten Berufsfelder angegeben werden.

ZA verwendet dabei die Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit und bietet Leitfaden für jedes Berufsfeld an.

Sie können auch eigene Einträge hinzufügen und Berufsfelder so frei verwalten.

Das Anmeldefenster wurde überarbeitet.

Es gibt nun eine direkte Kontaktmöglichkeit zum Support noch vor der Anmeldung und die Titelleiste zeigt die verbundene Instanz an.

Allen Eingabefeldern wurden zusätzliche Hinweise hinzugefügt, die neuen Benutzer:innen den Einstieg in ZA erleichtern sollen.